论坛各组工作流程

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1、论坛各组工作流程老师服务组在大会前后为各位与会老师提供服务与支持，及时向秘书处反馈老师们的意见和要求。一、协调联络在大会确定举办时，主办方、会议负责人与老师团队负责人取得联系，并介绍接待组及负责人情况留下联系方式，根据老师商定的到达及离开时间为老师们购买机票或火车票。二、确定住宿提前2周预定主办方确定的酒店或老师指定的住宿酒店，并了解酒店各方面情况及服务内容，在老师入住时与老师沟通。注意：房间安排不要靠近电梯口或窗临街道（保证老师有良好的休息环境）老师到达之前要开好房间，登记直接就能入住。如果大会会

2、场与老师入住酒店在一起，课间的休息室、午休场地的提前确定。老师接送1、提前三天接待组确定老师的班机出发、到达时间，出发地等信息，形成记录；并向老师介绍接待事宜和人员配备。2、提前一天接待组确定接机事宜和准备，再次和老师确定信息。（1）在指定时间到达接站地，将提前设计制作好接机的“弘扬中华传统文化大会老师接待组”展示板由一名接待组负责举牌在接机处等候老师；（2）待所有老师全部集合后，主办方负责人与接待组负责人引领老师上车，协助老师搬运行李物品，之后前往酒店。3、如果酒店与会场在不同地方，接待组在每天早

3、上及课程结束晚餐后带领乘车老师回到下榻酒店。4、课程最后一天，早上协助老师将行李物品带到大会老师休息室或者指定存放老师物品的房间。为老师预定火车票或机票时须提供3套航班或火车车次方案及不同时间供老师选定后方可订票。并将预定购买的机票或火车票交给各位老师。大会结束后，将老师的行李装车安排好，根据老师的航班或火车班次按照要求送老师到机场、火车站送行。5、接待准备（1）老师接待车辆侧窗醒目位置上提前要贴上“弘扬中华传统文化大会老师接待车辆”展板或标识，如果有多台车辆接送老师需要为车辆编号，并在展板上体现，

4、做到标志统一。（2）提前为每一台车辆配置《德音雅乐》音乐光盘一套给司机，在接送老师时在车内播放，老师上车时便可以欣赏。（3）在车内准备好一箱矿泉水和素食点心、湿巾及纸巾方便老师使用。三、老师用品准备房间用品：新鲜水果；瓶装矿泉水（2瓶/天）；热水瓶及热水杯（白搪瓷杯带盖）；润喉片；茶叶。提前在老师房间内放好大会上提供给每位嘉宾的文件袋，并告知老师，让老师清楚大会的安排和相关规定。同时，为每一位老师发一张老师接待组成员的通讯录，方便老师有需要时与接待组联系。老师休息室：水果盘（按季节不同准备）、干湿巾

5、、矿泉水、水杯、烧号的热水和茶、润喉含片。四、关注老师的情况及注意事项（1）接待组成员要关注老师吃、穿、住、行的方面并细心留意。在大会开始前，关注当地的气候变化，在与老师沟通时提供相应的信息，让老师们提前准备相关物品。老师参与大会时，生活用品及衣服等携带不足或需要了解当地的信息，接待组需要马上为老师提供相应的用品及信息。与老师保持良好的沟通，了解各位老师在饮食上是否有忌口的食物，在住宿方面有什么特殊要求及在住宿上有什么问题，及时汇报给相关负责人作出协调。（2）在接待组中最好有一位义工老师是医生或者有

6、从医经历，方便为老师及老师的家属提供一些相关医疗服务。房务人员作业流程:1.6:40宾馆服务人员全部着装到岗。1)宾馆服务义工提前与餐饮组协调准备老师早餐，提醒老师起床，引领用餐。通知后勤车辆组备车，陪同老师到会场。【根据老师入住宾馆与会场距离，确认每天早上叫醒老师时间及安排早餐时间。叫醒老师为两次，每次间隔10分钟。叫醒老师要注意态度恭敬、语气缓和，问候方式如“老师早上好，现在时间是6点50分，请老师7点半在餐厅用餐”。宾馆楼层内电梯处或楼梯处，每天有1-2名义工在此处迎送老师出入。老师用餐前有义

7、工在餐厅门口迎送老师。每天早上会有几位老师提前进入会场，及时沟通，安排好老师用车。在老师上下车时有义工迎送。】【老师组有一人全程陪同老师，及时解决老师提出的各种需求；宾馆内固定留守4名义工，每天更换老师房间内水果、点心，并接待会议期间回宾馆的老师】2）全程陪同老师的义工在会场时注意聆听对讲机的信息，掌握会场内课程结束的时间，提前组织车辆在场外等候，组织安保人员确保老师退场的安全，课程结束老师退场时组织义工迎送老师上车。3）每天及时掌握老师用餐人数，提前通知餐饮组安排老师就餐，如有领导陪同老师就餐，请

8、提前通知老师服务组负责人。【老师用餐以清淡、素食为主，不添加味精，饭菜不油腻；菜式不做过多花样，以实用为主，如：白菜炖豆腐；为了节约时间，上菜时不用等候，饭菜一起上】4）午餐过后及时安排老师去会场，宾馆内随时留两辆车供老师机动调用。5）晚餐后恭送老师回房休息，晚上老师需要开会商讨课件，不要打扰老师。6）会议进行时会有老师陆续来，陆续走，及时安排车辆接送站，安排订票。为老师送站时赠送大会送行资料袋和小部分水果、点心。(会场服务)--接送老师上下场服务人员1.6:50会场