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1、城市建设档案管理论文城市建设档案管理论文城市建设档案管理论文 1城市建设档案管理工作中出现的问题 档案数量的增加对档案管理人员提出了更高的要求 档案人才流动性较大,很难培养和留住档案人才。这一点与档案管理工作自身的特点息息相关:一是工作强度大;二是工作比较枯燥、繁琐;三是工资待遇不高。对于人员的服务水平提出了更高的要求。比如,在政府简化审批流程、缩短审批期限的大背景下,我市工程档案部门受理档案验收的承诺期限由7天缩短为3天,而且增加了档案预验收环节,工作量和工作压力的骤然加大,对档案人员的耐性提出了更大的
2、考验。 档案数量的增加对档案管理方式提出了更高的要求 服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法,信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍较低;即使有些城建档案管理部门已经对档案实施了信息化管理,但档案实体的整理和档案信息化扫描的工作进度无法保证即时完成,从而影响了档案提供利用工作水平;相比于一些发达国家,我们的管理理念、管理技术、管理设备严重落后。而且各个城市之间城建档案管理水平发展不平衡。这是由两个方面原因造成的:一是对城建档案重要性认识不足导致重视程度不够;二是经济发展水平落后导
3、致资金投入力度不足。 档案数量的增加对档案利用模式提出了更高的要求 档案数量的增加直接导致档案利用量的增加,加之人员不足、管理水平相对落后,导致档案利用需求很难在第一时间得到满足,由此导致档案部门在政府、企事业单位及民众心目中的公信力下降,从而也影响到部门自身的发展。提供及时、准确、全面的档案信息,是对我们城市建设档案部门提出的最基本要求,但是当前形势下,我们有些城建档案管理部门在这一点上难以做到。 2提高城市建设档案管理工作水平的对策 加强城市建设档案人才队伍建设 通过“感情留人、事业留人以及适当的
4、待遇留人”,广泛吸纳人才,打造一支专业的档案管理人才队伍。适当提高城建档案管理人员的待遇。要定期不定期对管理人员进行有针对性的培训,提高他们的专业素质。对于优秀的管理或技术人才,要给予重点培养。通过绩效考核机制的建立,对工作优异者给予适当的物质和精神奖励。以此鼓励先进、激励后进。 提高城市建设档案管理工作的规范化水平 对档案进行全面的核查,在对竣工档案资料进行移交时,包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条
5、件不同,应该研究制定统一的《城建档案著录细则》,以实现档案著录的标准化和规范化。合理组卷,在整理过程中如若发现案卷内容混乱,无页码等现象出现时需要重新进行加工,并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏,还能提高计算机管理的利用效率。档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理,避免出现计算机无法识别的情况。 提高城市建设档案管理工作的信息化水平 随着现代信息技术的迅猛发展,促进了先进信息技术与档案管理工作的融合,城市建设档
6、案管理实现网络一体化:借助相应的软、硬件平台,通过扫描、录入等方式,实现档案的“三态”同步,从而实现网络检索和在线阅览,大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期,信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时代发展的步伐,将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新,以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来,从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。 通过服务外包的形式提高城市建设档案管理工作水平 由于档案管理单位的人员和编制有限,
7、通过政府购买服务的方式,采取服务外包的形式,来完成城建档案的实体整理、图片扫描和数据录入工作,也不失为解决当前矛盾行之有效的方法,并且该方法已经在相当大的范围内取得了较好的效果,在城建档案整理、档案数字化和提供利用工作中发挥了不可估量的作用。 提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识” 为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的,也是我们一切工作的出发点和落脚点,是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心,为社会提供全面、及时、准确的档案信息,充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式
8、方法的不断创新,实现由传统服务向现代服务的转变:一是要改变“重藏轻用”的旧观念,树立“以用为主”的新观念,如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作,将信息整理加工成册,提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动发布给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”,由此提高自身价值。另外,城建档案部门还要加强自身的宣传,通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建
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