2011_办公室管理形成性考核册作业答案.

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1、办公室管理作业11，将办公室实务工作的简要内容天如下列表格，内容基本相同的填在一行中.办公司事务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接

2、洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。

3、17外出办事，如银行、邮局等。181，办公室用以消耗品主要有哪些？答：（1）信封，纸张（2）软盘，光盘等.（3）铅笔（4）圆珠笔（5）签字笔或钢笔（6）修正带或修正液.（7）印盒（8）各种小型机器，如订书机，打孔机，装订机，日期号码机，切纸机，计算机，拆信器,碎纸机等.（9）小刀（10）日历等（11）其他，如标签纸，直尺三角板，透明胶带，粘胶带，绳带，图钉，橡皮筋，大头钉，纸夹等2，简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率最佳（2）实施的步骤，要注意同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示

4、的工作无论是哪一种，都要正确的实施，并配合上司预期的期限.（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析.三者的关系：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕‘计划—实施—检查’这样一个滚动的过程开展三者相互联系形成一个循环.文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果.使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示.3，按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一分半天或一天工作（或家务）计划书.优先顺序表审核1，送弟弟上学2，和同事XX联络今天的工作通知变更3，陪母亲去医院做身体检查.4，复印

5、明天需要的身份证印件5，准备明天上午所需要的会议资料6，上网收集相关资料7，整理档案8，制作明天的工作流程9，约朋友XX会面10，上网看新闻1，从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，淡淡你的工作体会或对此工作方法的认识.（1）请示方法与报告方法（2）计划方法和总结方法（3）受意方法（4）传达方法（5）进言方法（6）变通方法和挡驾方法（7）分工方法和合作方法答：关于受意方法，受意方法就是人员接受和领会上司的意图，可分为直接受意（即领会上司会议讲话，文件批示，工作部署或与文员谈话时直接就某一问题或某项工作所表现的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上次在平时随便

6、交谈的情况下或与其他人员谈话就某一问题某一项工作发表的意见和看法等）受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图.（2）备好记录本，记录下指示要点.（3）注意倾听，用心判断指示的用意.（4）必要时可以提问，直至了解意图为止，但不要打断谈话.（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理并要注意方式态度.（6）接受指示后，要不失时机的贯彻实施.结合实际谈体会：本人曾经是什么公司的文员，领导让我写什么关于工程的流程成本的表格，但当时，没有随笔记录下来，导致几经波折才完成领导想要的满意表格.所以，我充分的认识到受意方法不但要理解老板的意图，而且要做好记录.办公室管理作

7、业21，从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的同异.答：相同点：（1）都应该先问好，再传达自己的信息.（2）都应该保持耐性热情的态度（3）通话结束，应该让对方感受到自己愉快的心情.（4）都应该简明扼要的表达自己的意思内容.不同点：（1）打电话应该首先查清楚对方的电话号码；接电话应该在电话铃响的3声后接听.（2）.打电话应将重点部分在挂电话前再次确认；接电话则没有这一步.（3）打电话应该再确认自己此次通话表达完整后先提出道别语；接电话就不需要这步.2，怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？答：（1）问候语