oa协同办公软件实施中常见问题和解决方法

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1、北京乾坤纵横科技有限公司OA协同办公软件实施中常见问题和解决方法一、实施中,最常出现的问题就是实施周期过长,导致双方实施成本加大,问题越沟通越多,项目难交付。  分析:  以下几点原因导致这样的情况,  第一、在前期沟通和资料收集上没有下功夫,对项目的实施进展没有一个清晰的思路,先做什么,后做什么很模糊,想到什么做什么;  第二、客户方对实施工作没有重视,配合程度不够,把所有的事情都让对方来做,不是我们的责任都变成我们的责任,有理说不清;北京乾坤纵横科技有限公司  第三、客户拍脑袋,我们拍胸脯,什么文字材料没有,

2、最好怎么弄的,完成的验收标准没有,都是口说无凭,最后,他们排桌子,我们拍大腿。  建议:  1、双方项目组对《实施主计划》达成共识,签字确认  2、计划有变更时签署《实施计划变更报告》每日填写“项目实施日志”,对每日工作进行总结  3、每周五召开项目组例会,对当周完成情况总结,并明确下周工作安排,以便各部门安排时间配合,提交《项目实施周报》  4、指定详细的实施日程安排,精确到每个半天,需要配合的人员要指定。北京乾坤纵横科技有限公司  5、实施中先做什么,后做什么要清晰。现在我们的实施就我个人看,有以下几个步骤:

3、项目调研(各个模块实现的预期效果、各个模块负责人的沟通、服务器、功能的介绍,有有文字的材料出来)、资料的收集和处理、项目的实施(单位组织架构、模块权限、管理权限的管理策略规划),客户的试运行,测试、意见反馈(修改任然没有完善的地方)、培训、交付。二、人力资源配备不及时,导致计划不能按时完成  分析:  OA的实施,涉及到很多方面的人员参与,而且其中的很多环节是必不可少的。分为两块:一是,我方的人员配备和沟通;二是客户的人员介入和配合。通常出现的现象是我们这边的项目经理对项目的前期什么都不知道,就开始介入项目,没有

4、跟商务很好的沟通,导致客户有抵触情绪。我们的项目实施人员只管做事,不思考对客户的服务,不管事情的合理和客户的需求,有问题就开始找商务,不自主解决问题。客户方,没有相关的实施人员介入,想找人配合都找不到人,还有就是客户那边没有技术人员和负责人来管项目,本来是他们内部沟通的问题,由我们来沟通,费时费力,而且有矛盾,有时候还没有人听。北京乾坤纵横科技有限公司  建议:  1、“一把手工程”一定要紧跟客户方的负责人,定期汇报情况。  2、成立OA项目组,相互配合工作。  3、专职单位OA管理员全程参与OA实施工作  4、

5、组织部门内业务熟悉、有计算机水平的人员做为关键用户  5、客户方需要自我沟通的问题,一定要有一个确认后,再实施(有书面材料)三、实施目标未形成共识或者需求产生变更,导致项目无法正常开展  分析:北京乾坤纵横科技有限公司  客户在了解产品后,会有很多种想法,根据他们单位的需要,提出各种以满足自我为目的的需求,这些需要有些是合理,有些是不合理,有些只需要修改就可以完成,有些则需要开发。通常情况下客户觉得他提的很合理,我们一定要给他们做。这不,问题就出来了,小的修改,可以做,但是设计到开发的部门,有没有明确的需求(纸质

6、文件)、费用、开发周期、跟系统的兼容性等。这些问题对于客户来说,很敏感,客户认为很容易,其实是很难的,要认真出来客户关系,分析讨论,最好有的解决方法,这是保证客户成功实施必不可少的沟通交流。  建议:  1、双方就《实施方案》进行签字确认  2、在需求调研完成后,签署《需求调研报告》  3、中途变更实施或需求方案,双方协商后就《需求变更报告》签字确认。北京乾坤纵横科技有限公司  4、与需求部门确认是否成为组织级共性需求,书面确认;  5、由我们的实施顾问进行初步判断,如果属于产品化响应策略(功能修改),则按照ER

7、P实施进度来实施。  6、如果属于无法通过产品化响应策略实现的需求,则由客户方决策是否选择项目化响应(功能开发)。  7、如果客户方决定选择项目化响应,则交由评估开发,实施方法根据实际情况,具体安排。  8、将个性化需求实现计划与实施主计划进行剥离,另行计算需求分析、研发、测试等工期,不影响主干实施进程,保证项目的顺利实施。四:实施完成后,各单位无法承担后期流程调整及日常应用(培训要有足够的重视)北京乾坤纵横科技有限公司  分析:  客户在使用过程中,会有很多问题提出,需要修改,需要调整,给后期的工作带来了很大的

8、麻烦,同时客户的OA管理员没有能力解决问题,或是对系统不熟,无法承担修改和管理的责任。这是比较常见的,这个问题的出现,重要的是培训没有做到到位。  建议:  1、系统OA管理员全程参与OA实施和系统维护  2、各单位管理员对本单位业务梳理,并可进行后期调整  3、对项目组成员进行相应培训,并考核  4、全员培训后各单位管理员可对本部门问题进行处理

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