行政管理部操作手册

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1、上海高力国际物业服务有限公司***物业管理处-行政管理部ColliersInternationalPropertyServices(Shanghai)Co.,Ltd.***PropertyManagementAdministrationDep.操作手册WorkInstructionByAdministrationDep.文件号:***目录1行政管理部门制度31.1管理处公章管理制度31.2保密制度31.3档案管理制度31.4仓库管理制度41.5文具领用及名片的申请和使用规定51.6值班经理制度及节假日（包括特殊时期）的值班制度61.7会议制度72行政管理部门岗位职责82.1物业总经理岗位职责

2、82.2物业经理岗位职责92.3行政秘书岗位职责102.4行政文员岗位职责112.5仓库管理员岗位职责123行政管理部门操作规范及规程123.1文书操作规范123.2电话、传真的使用规范143.3仓库管理操作规程143.4固定资产管理181行政管理部门制度1.1管理处公章管理制度1.1.1管理处公章是唯一代表管理处并具有对外效力的印章，是在管理处发行或管理的文件、凭证文书等与管理处权利义务有关的文件上，因需以大厦名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。1.1.2管理处公章由行政部统一保管。1.1.3任何文件需加盖管理处公章，申请部门经理/主管必须填写《公章使用登记表》，并经物业总经理批

3、准。1.1.4各用印文件行政部一律复印存档。1.1.5印章不外借。如外出用印，由行政部相关人员陪同前往。1.1.6印章如发生丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报。1.1.7严禁在空白介绍信和空白纸上盖章。1.2保密制度1.2.1所有员工必须树立保密观念，在任何情况下都要自觉保守公司商业机密。1.2.2不与无关人员或在公共场所谈论公司商业秘密。1.2.3不得擅自翻印、复制、抄袭或在公开发表的文章中引用商业机密材料。传阅商业机密文件不得擅自扩大传阅范围。1.2.4不得将公司领导正在研究或酝酿的事项随意公开。1.2.5公司办公会议记录未经批准不得随意借阅。1.2.6需要销毁的资料、文件由行政部

4、统一集中，并统一处理。1.2.7如发现违反公司保密规定，造成或可能造成失密、泄密后果时，要及时向总经理汇报并采取补救措施，对责任人必须严肃处理。1.3档案管理制度1.3.1管理中心行政类档案由行政部统一管理。1.3.2行政部负责对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类目标识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。1.1.1行政部负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管理。1.1.2各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。1.1.3借出文件须经该部门主管及行政主管批准，借出的文件必须按时归还；否则，对借出文件人员进行处罚。1.1.4查阅涉秘文

5、档，应由部门出具申请报告，经总经理批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。1.1.5查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。1.1.6行政部应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。1.1.7行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。1.1.8行政文员要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。1.1.9销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经总经理审批后，指派专人监销，并签字记录备案。1.1.10移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。1.2仓库管理制度1.2.1管理处安排专职仓库管理员。1.2.2物品进库前，须经仓库管理员对质量、数量进

6、行验收。特殊物品应核对技术资料及产品说明书，确认无误后，开进库单入库。1.2.3入库物品应做好登记，排列有序，保持仓库整洁。1.2.4员工进库领料前，应填写领料单，由仓管员发放。1.2.5对易耗物品使用中有损坏应以旧换新，对报废物品，经物业经理签字确认后方可处理。1.2.6非正常工作时间进仓库领料者，必须由管理部领班2人以上进仓，并做领料记录。1.2.7库房内应设置“禁止吸烟”的标志及配备灭火机。1.2.8易燃、易爆物品应另设库房存放，并张贴醒目标志。1.2.9服装库房内必须保持整洁，服装堆放整齐。1.1.1员工领取服装时，仓库管理员必须做好记录。1.1.2指定洗衣公司每周固定为员工清洗服装

7、。1.1.3送洗衣公司的服装，必须清点数量，保证清洗质量。1.1.4保证员工服装的完整、清洁，破损衣物不准领用，应及时修补。1.1.5离职员工服装必须回收并做记录。1.1.6仓库属物资保管重地，现任不得擅自进出仓库，因工作需要入库者，必须填写进出登记。1.1.7保持室内清洁，做好每日值班记录。1.1.8随手关闭房门，专管人员不得随意叫人顶岗。1.2文具领用及名片的申请和使用规定1.2.1办公用品的使用以节约为