某公司采购系统与财务系统工作对接管理办法

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1、制度名称采购系统与财务系统工作对接管理办法文件编号—采013国采购系统与财务系统工作对接管理办法归属体系：××有限公司经营管理手册――采购系统分册文件编号：××－采013撰写单位：××采购中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：21页正文页数：18页附件个数：2个制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项187、附件18总裁审批管理研究室审核撰写人生效日期2004年4月1日页次18/18附件数2个制度名称采购系统与财务系统工作对接管理办

2、法文件编号—采0131目的：明确采购系统与财务系统间流程对接责任，提高工作效率，特制定本办法；2范围：2.1适用范围：××有限公司总部采购中心、财务中心；分部采购部、财务部；2.2发布范围：××总部各中心、各部门；各分部；3名词解释3.1采购系统：是对××有限公司的总部采购中心与分部采购部的统称；3.2财务系统：是对××有限公司的总部财务中心与分部财务部的统称；4职责4.1采购中心在结算过程中的责任4.1.1分部采购部负责:及时提供应商结算方面信息、及相关扣款金额的义务；按公司规定协助结算人员付款计划的编制与申报；对进货

3、申请单准确性负有责任；对于主管商品的库存控制、残次控制负有直接责任；对于税票的及时回收负有直接责任；对于存在未决纠纷或清退的供应商向财务系统建议拒绝付款；4.1.2总部采购中心负责：审查各供应商应收款项的扣除情况；管理、审核采购员付款计划表的编制与申报；审查公司与供应商的合作情况，审核供应商款项的支付；对于分部的各项库存占压资金负有责任；对于分部的各项应收款项的及时收回负有责任；对于因下属未能按规定履行结算义务产生的损失负有连带责任；对于合作过程中出现问题的供应商负责审核并停止付款。5作业内容5.1合同管理的对接5.1.

4、1财务系统对上报合同的权限的审核：对符合授权标准的且审核无误的，经授权人员签字盖章后，按流程进行备档留存；5.1.2财务系统对合同的管理：编制合同政策一览表并与采购部政策一览表进行对照；5.2各项费用管理的对接:5.2.1采购人员对合同中所涉及到的各项费用及返利的收取进行监督，督促财务系统按合同付款并按期收取各项费用。5.2.2财务系统督促各分部采购部，要求供应商按期核对往来帐务。帐务内容包括：应付帐款；应收返利、降价退残、折让等应收款；应收场地使用费、空调安装费、市场推广费、促销管理费、营业场所支持费等（财务部统一下发

5、财务确认函）。生效日期2004年4月1日页次18/18附件数2个制度名称采购系统与财务系统工作对接管理办法文件编号—采0135.3付款结算管理的对接：5.3.1付款结算过程中对供应商的基本要求：5.3.1.1供应商进行货款结算必须与公司签订合同。供应商必须与公司签订合同，并具有总部统一编制的结算号才能来公司办理货款结算事宜，两者缺一不可。供应商合同期满未签订新合同的，旧合同可延期执行一个月，一个月后仍未签定新合同，则停止付款，或者按《无合同付款流程》向总部报批。5.3.1.2供应商必须为一般纳税人，进行货款结算必须遵守公

6、司的税票回收制度。（1）代销商品结算：必须有增值税发票才能支付货款，不开或错开增值税发票的不予结款。（2）经销商品同城结算：必须坚持“一手钱一手票”的原则，有特殊情况需进行支付的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，经分部总经理审批后方能支付。（3）经销商品异地结算：异地结算的供应商税票必须7天内收回，时间从货款付出后第二天算起。有特殊情况不能按时收回税票的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，必须报总部采购中心、财务中心审核批准后方能支付。针对一个供应商只能进行一次特批，累计有两笔税票未能收回的，结算组必须

7、立即停止对该供应商任何款项的支付，结算人员要给予严格控制。（4）先款后货：同城中的供应商，规定2天的回收期；异地的供应商，规定7天的回收期。时间从货款付出后第二天算起，由采购部全权负责。5.3.1.3货款结算后应付帐款余额不得小于残次、退货、各项应收收入及合同约定的铺底金额之和，清退的要留有足够帐面金额。结算会计要控制供应商的结算款项，对残次、退货较多的、或欲清退的供应商要保留足够的帐面余额。合同约定有铺底额的供应商，结款后余额不得小于铺底金额。5.3.1.4按合同约定帐期结算，不允许提前支付货款（遇特殊情况经总部采购中

8、心和财务中心联合审批后可支付），结算会计结款时必须审查货款的帐期，严格按照合同规定的帐期进行结算，禁止提前支付货款。5.3.1.5严格实行按计划付款制度，超计划拒付，或者《按计划外付款流程》向总部报批。5.3.1.6严格按照公司授权权限落实审批手续，审批手续不全的拒绝付款。5.3.1.7对于返利、降价、退残、礼金券的