文件信息系统管理流程

《文件信息系统管理流程》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页文件修订记录修订日期版本修订章节修订内容摘要修订者文件评审审批栏营销部/技术中心/品保部/企管中心/项目部/重庆基地/采购部/开发部/注塑部/经营管理部/工艺工程部/三角牌部/人力行政部/质保中心/总装部/计划物流部/品管部/财务部/第14页共14页文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页拟定/编制审核批准李在胜1、概述本流程对文件信息系统管理的全过程进行了描述，涉及

2、从内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录、审批、编号、发放、执行及日常管理、归档管理、过期销毁及过期保留、更改借阅、设计与优化、培训与推行、评估与生命管理周期的内容。2、目的通过规范文件信息系统管理的全过程的内容，以期为全公司文件信息系统管理活动提供参考标准，促进文件信息系统管理活动在公司的有序推行。3、术语名称定义无4、流程范围流程起点内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录流程终点数据库输入文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求输出文件、表单记录第14页共14页文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件

3、信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页5、流程绩效指标活动编码活动名称绩效指标备注-文件信息系统管理文件受控率文件记录清单更新顾客文件及时评审率顾客文件传送时间管控--记录填写抽查符合率所有部门执行情况6、角色与职责角色名称职责总经理、董事长1）负责手册、程序文件的批准，文件记录的销毁或保留批准。所有部门1）负责除手册、程序文件以外的其它文件、表单审批；2）负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件；3）负责日常运行的执行及管理；4）负责不适合实际情况的文件修改申请提出；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出。经营管理部1）

4、负责手册、程序文件的主导编制及审批；2）负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件；3）负责日常运行的执行及管理监督检查；4）负责不适合实际情况的文件修改申请审批；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出及各部门的提出审批；第14页共14页文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页6）文件记录的归档。7、流程图第14页共14页文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页第14页共14页文件编号MY-QP0

5、2-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页8、流程说明活动编码活动名称活动内容角色输入输出01内部文件编制及表单设计更新体系办组织人员编写《质量手册》、《程序文件》及相关记录表单；各部门组织人员编制第三层次文件及相关记录表单。所有部门标准、客户要求、法律法规、自身要求《质量手册》《程序文件》及表单三层次文件及表单02外来文件接收及顾客要求的记录外来文件由文件对口管理部门接收并填写《外来文件登记表》。所有部门标准、客户要求、法律法规、自身要求《外来文件一览表》03编号各部门负责第三层次文件及相关记录表单的编

6、号，手册、程序文件及相关记录表单由经营管理部编号。经营管理部主导、所有部门参与文件、表单编号的文件、表单04是否转化外来文件由分管领导决定是否转化为本公司文件。各部门负责人、总经理、董事长外来文件外来文件或转化的内部文件05审批手册、程序文件由经营管理部审核，总经理或董事长批准；其它文件、表单由分管负责人审批；外来文件由分管负责人审批及是否转化内部文件。各部门负责人、总经理、董事长各类文件、表单文件、表单记录06发放文件的发放由文控按文件发放范围发放，发放范围应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。经营管理部、技术中心各类文件、表单文件发放回收记录表07

7、执行日常管理文件表单的培训、运行、监督。经营管理部主导、所有相关部门参与文件、表单相关记录08记录表单保存所有部门表单记录记录一览表第14页共14页文件编号MY-QP02-005版本号1.0文件名称文件信息系统管理流程生效日期2017/08/15页次第14页共11页记录由各主管部门的管理人员进行收集，按记录的分类进行编目，按产生的顺序整理成册并加封面，封面上注明记录内容，如名称代号、日期、保存期限等。09归档管理发放接收后，发放接收部门应将受控文件列入记录；需归档的文件交文件管理员填写《受控文件清单》，并分类编目加以标识归档保存。光盘或软盘贮存的文件也应进行标

8、识。所有相关部门文件名录《受控文件清单