企业筹建部档案管理制度

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1、企业筹建部档案管理制度1．总则：1.1为建立、健全部门文件资料档案工作，完整地保存和科学地管理部门的文件资料档案，充分发挥文件资料档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司投资促进服务，特制订本管理制度。1.2本部门文件资料档案是指企业筹建工作各阶段所取得的应当归档保存的批文、证照、合同、图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、书籍等。1.3企业筹建部要把文件资料档案管理工作纳入本部门的业务管理工作中，保证其文件资料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档，以保证部门档案管理工作的顺利开展。1.4按照集中统一管理档案的基本原则，企业筹

2、建部设立综合档案专柜，并配备专职人员管理。综合档案专柜在部门经理的直接领导下，集中统一管理全部门企业筹建的文件资料档案。建立、健全档案工作，达到部门档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2．技术文件资料的归档：2.1每一个筹建项目完成或告一段落五天内，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由部门经理审查后及时向部门档案柜移交归档。2.2各岗位工作人员在移交文件资料档案时，交接双方应填写文件资料交接表,办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件

3、资料不全的，档案管理人员有权拒绝接收。2.3凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。2.4凡外来、外购回公司的书籍、图纸资料等，档案管理人员清点完毕，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。2.5本部门档案按以下类型分五大类：2.5.1工程中介合作协议或合同（17类，未经部门经理允许任何人不得查阅）：包括设计、环境评估、地质勘探、桩基础、土建结构、装修、消防、水电安装、设备供应、设备安装、附属设施、市政、监理、绿化、废品回收、建材供销、其它等

4、，按具体类型归档；2.5.2企业筹建服务方案、协议或合同；2.5.3项目在企业筹建阶段所取得的文件资料，按具体项目归档，归档后按下列类型分类：a.企业筹建项目报建、批文；b.工程管理资料；c.其它资料；2.5.4工程类合作单位的公司简介及资质资料（17类，未经部门经理允许任何人不得查阅）；2.5.5其它。例如：司马化工厂房工程项目管理合同，应归2.5.2类中的司马化工项目。3.综合档案室的任务和管理人员的职责：3.1综合档案室的任务：3.1.1集中、统一、科学地管理好技术文件资料档案，维护技术文件资料档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失

5、职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。3.1.2协助各岗位工作人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。3.1.3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。3.2技术档案管理人员的职责：3.2.1认真贯彻公司档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术文件资料档案工作任务的完成。积极主动地为企业筹建工作提供技术资料。3.2.2科学地管理全部门技术档案，承办技术文件资料档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、

6、统计以及绘制检索工具等工作。3.2.3遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。3.2.4严格执行技术文件资料档案的保管、借阅、发放制度。4.技术档案的鉴定和销毁：4.1认真做好技术文件资料档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。4.2凡要销毁的技术档案，必须列明清单，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。5.技术档案的保管和借阅：5.1对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定

7、位存放，妥善保管，方便利用。5.2认真执行技术文件资料档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交部门经理审查。部门经理根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。5.3做好技术文件资料档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。5.4技术档案的保密制度：5.4.1全部门员工必须严守机密，维护技术文件资料档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由部门经理批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。5.4.2