企业档案管理制度

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1、XXXX有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的为加强本公司档案管理工作，保证公司文件的完整性，有效的保护及便于查找利用档案，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。第二条释义本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条管理原则（一）集中统一管理原则。（二）维护档案完整与安全原则。（三）便于利用原则。第四条适用范围：本制

2、度适用于公司所有单位的档案管理。第五条管理职责（一）公司办公室为档案的归口管理部门，负责：1.建立与完善管理制度、工作标准与流程；2.监督、检查各部门档案工作；3.公司档案的收集、保管和开发利用。4.制定档案工作计划并组织实施；5.指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；6.配备专兼职档案管理员，负责档案的日常管理工作；（二）各部门负责人为本部门档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作1.各部门专兼职档案管理员，负责档案资料的收集、编制、整理等日常管理工作；2.配合公司档案管理部门完成档案管理

3、体系的建设与完善；3.档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。25第二章档案归档第六条档案归档范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：　　（一）上级来文　　1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；　　2.上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。　　（二）公司文件材料　　1.会议文件，

4、包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；　　2.公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；　　3.公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；　　4.公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；　　5.反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；　　6.公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；　　7.公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；　　8.公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材

5、料；　　9.公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；　　10.公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；　　11.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；　　12.公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；　　13.公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；　　14

6、.25公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；　　15.公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；　　16.公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；　　17.公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；　　18.公司签订的各种合同、协议等材料；　　19.公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文

7、件等；20.各种普查工作中形成的文件材料。公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。第七条归档时间（一）经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。（二）基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内归档。（三）财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。（四）涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日

8、之前以密封形式向档案室移交。（五）项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。（六）其他未特别说明的文件材料，应随时归档。第八条归档要求（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）外埠单位的档案原件由本单位自行保