2016年公司总台工作管理制度

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1、2016年公司总台工作管理制度第一章目的第1条规范总台岗位人员的行为标准，提高服务质量。第二章范围第2条适用于对公司办公室总台岗位人员的管理。第三章职责1．办公室负责对总台岗位人员的管理。2．总台岗位人员负责总台工作的管理。第三章过程控制第5条办公室主任应定期或不定期地对总台岗位人员进行检查、培训和考核：1．办公室主任每月初5日前对总台岗位人员的日常工作进行检查，并对检查结果进行书面记录，以作为对总台岗位人员半年(年终)考核的客观依据。1．办公室主任应根据实际需要每年至少对总台岗位人员进行一次必要的培训，并对培训工作进行记录。2．办公室主任负责各职能部门对总台岗位人员投诉的处

2、理工作，并作好书面记录，以作为对总台岗位人员考核和培训的依据。第6条总台岗位人员的日常工作和标准：1．电话服务：接电话时应使用标准的普通话，语气亲切和蔼。电话铃响两声，就应立即接听，并准确地转到目的电话。接电话时应使用”您好！力德讯公司。”的标准用语；如目的电话占线，应请对方稍等，并耐心地向其说明情况。2．接待服务：有客人来时，应立即放下手头的工作，起身面带微笑，身体微微前倾，礼貌地问明客人来意，并请客人在《来访登记簿》上登记：A、如客人有预约，应立即通知约访人员，由约访人员将客人带至适当地点进行接待。B、未预约的，应安排客人在接待室等候休息，再电话与相关人员联系是否会面。如

3、无法会面的，应礼貌地说明原因并表示歉意。3．会议室服务：A、公司总经理室会议、周例会、月度经营目标分析会等会议在公司会议室召开，其它职能部门自行召开的会议在公司小会议室召开。A、公司职能部门，如需使用会议室，必须填写《会议室使用申请表》,经办公室负责人批准后，由总台岗位人员负责安排。B、如使用者需提供设备方面的要求，总台岗位人员应通知办公室相关岗位进行处理。C、会议召开期间，由总台岗位人员在会议室门口悬挂“会议进行中”标志，并为会议提供茶水服务。D、会议完毕后，总台岗位人员应立即通知清洁工对会议室进行清理，保证会议室的整洁环境。1．文印服务：A、总台岗位人员应保质保量地完成办

4、公室领导布置的电脑文字输入工作，并做好工作量的书面记录。B、职能部门如需总台岗位人员帮助复印文件，须在《复印登记表》上登记，并经办公室负责人同意后，由总台岗位人员根据要求执行。C、做好文印工作的保密工作。2．总经理室服务：A、每天对总经理室成员的办公室进行内务整理。做到报刊上架、文件整齐、桌面清洁，并视每个人需要及时提供茶水服务。B、做好总经理室成员的各种报销单据的粘贴、结算工作。第6条总台岗位人员的仪容仪表1．上班时要求化淡妆，发式必须整齐端庄，长发必须统一束起。2．着装。上班时，必须穿着整齐、大方得体的服装。3．在办公场所必须仪容整洁、举止文雅、神态大方。第三章质量记录第

5、8条《来访登记簿》第9条《会议室使用申请表》第10条《复印登记表》会议室使用申请表申请部门会议名称拟使用会议室名称与会人员名单：预计开会时间年月日时分至年月日时分需要办公室提供的其他服务：申请部门负责人意见：办公室负责人意见：复印登记表申请部门文件名称复印份数复印张数申请部门负责人意见：办公室负责人意见：复印人签名