01文件与资料控制程序

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1、上海氯碱机械有限公司程序文件文件号CAMC-PD2601-2009页码第1页共12页文件名:文件与资料控制程序编写单飞日期2009.04.30批准曹稼斌日期2009.04.30文件与资料控制程序1目的为了对与管理体系有关的文件和资料进行控制，确保实验室各有关场所使用的文件及资料为最新有效版本，特制定本程序。2范围适用于与管理体系有关的文件和资料的控制。3职责3.1技术负责人主持有关管理体系文件的编写。3.2最高管理者负责管理体系文件的审批。3.3公司办公室负责文件与资料的管理、控制和发放。4工作程序4.1文件及资料的分类和编号4.1.1质量手册CAMC-QM-

2、××××-××××4.1.2程序文件CAMC–PD-××××-××××4.1.3作业指导书CAMC–WI-××××-××××4.1.4文件编号规定CAMC―××-××××―××××①②③④说明：①CAMC：本公司名称拼音的打头字母缩写。修改登录修改依据修改状态标记修改人修改日期审核人审核日期上海氯碱机械有限公司程序文件文件号CAMC-PD2601-2009页码第3页共12页文件名:文件与资料控制程序②××：文件名代号。第1位为文件种类名英文词首，第2位为文件名主题词英文词首。例如：质量手册，文件名代号为QM(仅2位)。程序文件的文件代号为PD，后面跟序号。作业

3、指导书为WI。③××××：前二位数字表示部门代号，后二位数字表示文件序号。④××××：发布年号。4.1.4记录编号规定只要将文件代码后的年份-XXXX去除，加XX（记录流水号）即可例：CAMC-PD2601-01文件《文件与资料控制程序》第01号质量记录4.2文件与资料的编制4.2.1质量手册、程序文件、作业指导书由技术负责人负责组织编制。4.2.2作业指导书中的操作程序可由各实验室负责人（工段长）组织相关人员编写。4.3文件的审核、批准、颁布。4.3.1凡作为管理体系组成部分下发的所有文件由技术负责人或由其委托他人审核，统一由最高管理者批准颁布。4.3.2所

4、有作业场所，都能得到有效版本。定期审查文件，保证持续适用。及时撤除无效或作废文件。需保留作废文件应有手续。4.4文件及资料的管理4.4.1本公司的管理体系文件、技术文件等文件不得随意外借。4.4.2修改登录修改依据修改状态标记修改人修改日期审核人审核日期上海氯碱机械有限公司程序文件文件号CAMC-PD2601-2009页码第3页共12页文件名:文件与资料控制程序公司办公室负责内部文件和外部文件及资料的控制，以保证本所使用的文件和资料的现行有效性。4.5文件的发放与领用4.5.1文件的发放修改登录修改依据修改状态标记修改人修改日期审核人审核日期上海氯碱机械有限公

5、司程序文件文件号CAMC-PD2601-2009页码第4页共12页文件名:文件与资料控制程序文件的发放由公司办公室负责。4.5.1.1《质量手册》、《程序文件》整册发至工段长以上人员。4.5.1.2某些涉及到具体人员制度职责等内容的，根据具体工作，按对应的章节（复印件）发至有关人员。4.5.1.3技术规范、操作程序、测量不确定度评定程序等发放至各实验室相关工作人员。4.5.2文件的领用文件的领用由公司办公室负责。4.5.2.1《质量手册》、《程序文件》等文件的领用须在“文件领用登记表”上签名，才能领取加盖受控章及公章的文件。4.5.2.2文件领用人不得将文件随

6、意外借或给他人复印，一经发现立即将复印件收回并销毁，并对有关责任人采取相应的惩罚措施。4.5.2.3文件使用人的文件如破损严重，影响到正常使用时，应及时到办公室办理更换手续，填写“文件更换表”交回破损文件，补发新文件。4.5.2.4如果文件使用人将文件丢失，应马上向最高管理者汇报，说明丢失的原因，并作书面检查，按4.5.2.1程序重新申请领取文件。修改登录修改依据修改状态标记修改人修改日期审核人审核日期上海氯碱机械有限公司程序文件文件号CAMC-PD2601-2009页码第4页共12页文件名:文件与资料控制程序4.6文件的更改4.6.1《质量手册》、《程序文件

7、》和技术文件在运行中或在内审时发现问题需要更改时，由质量负责人提出文件的更改理由，由技术负责人负责对文件的更改。更改后的文件，仍由技术负责人审核；最高管理者修改登录修改依据修改状态标记修改人修改日期审核人审核日期上海氯碱机械有限公司程序文件文件号CAMC-PD2601-2009页码第6页共12页文件名:文件控制与维护程序批准。若指定人员更改应获得进行审查和批准依据的背景资料。4.6.2文件更改批准后，由公司办公室根据已更改的文件具体实施，并注明更改标记和更改生效日期，然后按照“文件领用登记表”发放更改后的文件。4.6.3可用手写方法修改。修改之处标明修改标注，

8、签名(可用缩写签名代号)，注明日期。4