中美档案利用若干问题比较

《中美档案利用若干问题比较》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、中美档案利用若干问题比较中美两国的档案工作具有很强的互补性。我国长期处于“重藏轻用”的局面，美国则历来重视利用。现将两国档案利用中的几个问题加以比较，以探讨如何做好这项工作。 　　一、几种现象比较　　1、有趣的开始：“利用”的字面含义比较　　“利用”这个中文词颇有些含义。“有的认为是指档案机构提供利用；有的认为是指利用者使用档案；有的认为兼指二者。”①在档案工作中，利用应该是指提供利用服务。主体是谁？档案机构。如果认为利用者是主体，那么利用就是利用者的事，档案工作在利用上无所作为也就顺理成章了。   

2、英语中，利用者是“user”。档案利用一词则是“access”，可译为”可用性”，含义就比较明确。该词还有“接近”、“通道”、“接近的方法（权利、机会）”的意思，让人意会出利用是为社会提供接近档案的通道。口语中还经常使用“makingavailable使档案可用”。档案机构的主体责任表现得明白无疑。   字面含义的差异，生动地体现了中美档案利用工作主动与被动的差异。我国档案工作的主要精力是放在整理与保管上，利用服务多为守株待兔的被动方式；美国的档案利用采取“推销”式的主动服务。 　　2、利用的触发器：

3、休闲与打官司   第十四届国际档案大会的召开对我们有所触动。利用与休闲成为热点，途径与对策百花齐放。这其中我们或许忽略了一件事：档案休闲利用需要深厚的社会文化根基。   在美国，公众的确有可能为休闲而利用档案。休息日，美国人可能对孩子说：“走，咱们到自然历史博物馆去看恐龙化石；到艺术馆去看抽象派……”。也可能说：“走，到档案馆去看国家的宝贝。”什么宝贝？写在羊皮纸上的三大法案等档案。国家档案馆每年接待参观者达百万之众。这个数字足以让我们体会到“休闲”的意味。   在我国，没事儿谁去档案馆啊。公众只有打

4、官司时，迫不得已才利用档案。尤其许多档案局馆从驻地位置到工作安排，留有机关工作的种种痕迹，有些令人望而生畏。档案工作者在本系统内忙得不亦乐乎，许多本应是利用者的人却全然不知有档案利用服务这回事，又怎么奢谈“休闲”呢？　　3、公布档案：权利之剑谁掌握   我国档案学中有一门专门的学问——编纂，档案馆也都设有编研部门。编研是档案机构公布档案，主动提供服务的重要手段。有人认为编研“是我国档案利用工作的一大特色”②，“在档案编研问题上，我国档案工作者又显得比美国同行高明”③。   美国同行怎么看呢？对中国档案

5、工作颇有些研究的美国人威廉·莫斯感叹说；“中国档案工作者的确又享受着高度控制档案利用的愉悦”④。他指出：“在美国，…，要由利用者而不是档案工作者来公布档案的内容。”⑤“政府机关和档案馆，…不能限制任何一个利用者出版其档案或者将档案用于其他商业用途。在中国，没有政府中适当级别的档案机构的批准，馆藏中的任何档案都不得公布。”⑥ 　　二、利用服务措施比较　　l、开放档案　　《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”美国总统行政令要求政府机关期满20年的机

6、密文件尽可能开放。仍不能开放的，到30年自动解密。   在实际工作中，我国对档案开放持十分审慎的态度，开放率较低。笔者缺乏最新的统计数字，最乐观的估计是在40％左右。   美国档案开放有可执行的法律保证。开放率一般达90％。一旦有人认为档案机构没能及时开放相关档案，损害了他利用的权利，就可能诉诸法律。美国国家档案馆有一个专门的法律班子应付各类诉讼案。　　2、利用手续   “凡我国的公民和组织，持有身份证或工作证、介绍信等合法证明，均可直接到档案馆利用开放的档案。外国人或者外国组织，经我国有关主管部门介

7、绍及其前往的档案馆同意，亦可利用我国已开放的档案。”⑦   美国国家档案馆规定凡年满16岁的公民，持有效身份证明即可办理为期3年的利用证。档案馆的职责是收集资料加以保管以供世界各地学者研究之用。　　3、利用费用   我国档案馆一度普遍实行有偿服务，收取一定数量的调卷费。   美国档案馆以免费服务为主，适当收取用于档案复印和散发的少许费用。   “在美国政府档案馆和许多私人档案馆中，外国利用者拥有美国公民同样的利用权，对外国利用者收取复制费和其他服务费也和美国公民相同。在中国，对中国公民和外国人有不同的

8、规定和收费标准。”⑧　　4、档案计算机检索系统   提高档案利用服务水平，必须有高效的检索手段。   美国档案机构几乎全部采用计算机自动化检索，并注重著录标引质量。以史密森纳研究院编目检索系统为例，其著录工作非常精细。有专人负责对接收的每份文件进行著录，专人校对检查。我国检索系统研发水平并不落后，但档案基础工作做得不够。系统开发中的重头戏，是对大量档案再度鉴定，整理、著录。美国实行自动化较早，机读目录长年积累，数量达到相当高的比率，有些馆甚至是100％。