秘书技能期末复习指导第二部分工作要求

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1、秘书技能期末复习指导第二部分工作要求向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。三、档案装订修整归档文件（1）修裱破损文件。（2）复制字迹模糊或易退变的文件。（3）超大纸张折叠。四、档案的概念和特点1、档案的概念档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。2、档案的特点（1）社会性（2）历史性（3）确定性（4）原始记录性3、档案的作用（1）行政作用（2）业务作用（3）文化作用（4）法律作用（5）教育作用四级秘书第一章商务沟通第一节接待第37页共37页一、接待规格1、高规格接待主要陪同人员比主要来宾的职

2、位高的接待。2、对等接待主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。3、低规格接待主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。二、接待经费列支1、工作经费：租借会议室、打印资料等费用；2、住宿费；3、餐饮费；4、劳务费：讲课、演讲、加班等费用；5、交通费；6、参观、游览、娱乐费用；7、纪念品费；8、宣传、公关费用；9、其他费用。第二节沟通一、横向沟通概述横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少磨擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。二、横向沟通中可能遇到的

3、障碍1、部门“本位主义”和员工短视倾向第37页共37页2、“一叶障目”，对公司组织结构的偏见3、性格冲突4、猜疑、威胁和恐惧三、横向沟通策略针对横向沟通中出现的问题、存在的障碍，秘书可以通过以下策略消除障碍：1、选择针对性的沟通形式2、树立“内部客户”的理念3、耐心倾听而不是叙述4、换位思考四、纵向沟通概述纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键。下行沟通是管理沟通的主体。下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。上行沟通在

4、组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、离职面谈、设置巡视员等。五、纵向沟通可能遇到的障碍1、接收者沟通技能上的障碍2、沟通各方心理活动引起的障碍3、不善聆听4、草率评判5、语义表达和理解方面的歧义第37页共37页六、纵向沟通策略下行沟通策略：1、制定沟通计划；2、减少沟通环节，提高沟通效率；3、“去繁从简”，减轻沟通任务；4、言简意赅，提倡简约的沟通；5、启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；6、多介质组合，比如，书面形式与电话相结合。七、识别冲突发生的征兆。八、引发冲突的潜在原因。九、冲突处理策略。第二章办公室事务和管理第一节办公环境的维护和管

5、理一、信息保密工作信息保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。做好口头信息的安全1、员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；2、在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；3、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；4、遵照会议的要求传达会议信息。二、秘书在保密工作中需要注意的几方面1、文件保密2、会议保密第37页共37页3、科技保密第二节日常办公室事务一、编制值班表通常包括的项目。二、值班表常用在1、值班室

6、；2、平日需要有人值班的办公室；3、节假日值班办公室；4、为某项任务的值班办公室。三、有些大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度，通常包括：1、信息处理制度；2、岗位责任制度3、保密制度；4、交接班制度。四、印章管理的作用。第三节办公用品的发放和管理一、办公设备及办公用品接收的程序。第四节办公效率和时间管理一、时间表的编制方法。二、从时间上安排区分时间表为年度时间表；季度时间表；月时间表周时间表。第三章常用事务文书的拟写一、简报的概念与特点简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动

7、态”、“简讯”、“摘报”、“工作第37页共37页通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。简报的特点：其一，是简；其二，是快；其三，是新；其四，是实。二、简报的类型简报按照不同划分标准，可以分为不同类型。按性质分，有综合简报和专题简报；按内容，有工作简报、动态简报、会议简报。三、会议记录的概念与特点会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。会议记录的特点，其一是真实性；其二是资料性。四、会议记录的结构是：标题+正文+尾部1、标题（1）会议名称+文种（2）文种2、正文正文的构成是：首部+主体+结尾