探讨电算化会计档案管理问题及其对策

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1、探讨电算化会计档案管理问题及其对策　　摘要：随着计算机技术的发展和办公自动化的全面应用，传统手工形式的信息管理模式已经逐渐被淘汰，而会计电算化开始发挥其在会计管理工作的主体作用，与此同时，电算化会计档案也应运而生，为当今企业的发展提供了重要的信息资源。然而，我国目前的电算化会计档案中存在许多问题，企业必须正视这些问题并及时采取合理的对策。　　关键词：会计；电算化；档案管理　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）07-0-01　　计算机技术在迅速发展的同时，会计电算化也开始走进会计管理工作中，并逐渐占有一定重要的地位。在实际的会

2、计管理过程中，虽然会计电算化减轻了财务工作人员的劳动强度，使工作效率得以提高，但是仍然存在着不同程度的问题，如果对这些问题不加以及时解决，会计管理工作效果将大打折扣。鉴于这种情况，电算化会计档案将通过与传统会计档案的配合，实现电算化独特的个性。本文即将就目前电算化会计档案管理中存在的问题进行分析，并提出切实有效的解决措施。　　一、电算化会计档案管理的概念　　所谓电算化会计档案，即指的是在计算机中存储的或者以书面形式打印出来的会计数据，而会计数据又包括记账凭证、会计报表和会计账簿等在会计软件系统开发运行过程中编制而成的全部文档以及其他一些会计资料。和以前那种手工制作

3、、记录在纸上的会计档案相比之下，电算化会计档案管理的存储形式比较特别，它必须通过计算机硬件和软件系统才能够看到，而且其管理方式和方法也比较复杂，需要不断地加以研究。　　二、电算化会计档案管理的特点　　事实上，电算化会计档案管理和传统的会计档案管理存在巨大的差异，其在载体性、信息性以及安全性上都发生了变革性的变化。关于电算化会计档案管理的载体性，会计数据是通过磁盘、光盘等磁性介质得以保存的，亦可通过计算机会计系统打印机规范进行打印保存，因此，在载体性方面，会计档案管理实现了信息化的管理。由于传统的会计信息主要是存储在纸张上，因此，其不仅占用比较大的空间，而且在保管和

4、查找数据时也比较困难，而新的档案信息存储载体基本上以磁性材料为主，弥补了传统的存储方式的不足。在信息性方面，电算化会计档案管理是在信息网络技术条件下实现的，所以，其信息资源共享性的特点更为突出。电算化会计档案管理的安全性表现在自然属性和社会属性上：在自然属性上，由于用于存储的磁性材料极易遗失或者损坏，因此在进行电算化会计档案管理时，一定要注意防盗、防水、防尘等，做好安全管理工作；在社会属性上，和之前会计档案管理不同的是，电算化会计档案采用的是网络化的管理方式，这样一来，导致计算机网络成为社会上的黑客和网络犯罪分子的进攻对象，使电算化会计档案处于一种不安全的状态，增

5、大了档案管理工作的难度。　　三、电算化会计档案管理中存在的问题　　1.领导没有给予足够的重视　　不可否认的是，一个高质量的会计档案，能够为管理当局的日常现金活动、会计预测、决策等提供重要的信息和资料，然而在实际工作中，各单位领导对电算化会计档案工作没有足够的认识，且严重缺乏档案意识，没有特别设立相关的财务管理机构和专职人员，致使电算化会计档案管理出现不规范的现象，对于电算会计档案的安全性更是难以保证。　　2.信息安全性得不到保证　　对于会计工作而言，准确、真实和安全是最基本的要求。会计档案主要是通过记录并描述财务收支，将经济活动发生的质的变化完整地反映出来，因此，

6、会计管理必须要求会计档案的准确性。然而在进行电算化会计档案管理时，由于会计数据的“记录者”是磁盘或者光盘等这一类磁性介质，因此，一旦稍有修改，经济业务最初面貌就很难辨别出来，至于会计信息的真实更是难以得到保证。不仅如此，有一些未经授权的人员可能会由于一己私利或其他不正当的目的而将一部分重要的会计数据销毁，严重影响了会计信息的完整性和安全性。由此可见，由于磁性材料的易被复制、污染、销毁等特性，在进行电算化会计档案管理时，必须从防潮、防尘、防火、防失密等方面做好安全工作。　　3.专业的计算机维护和网络安全管理人才不足　　电算化会计档案必然会涉及计算机维护、网络安全等一

7、些比较专业的问题，然而，我国目前的会计人员一般只是在业务方面经验比较丰富，却严重缺乏计算机专业知识，可想而知，那些会计人员难以应对处理会计业务时的各种计算机问题。虽然，有的企业单位意识到了这一点，对一部分会计人员进行了培训，但是培训内容非常基本，会计人员只是学会了简单地操作，而对于计算机的软硬件知识乃至管理与维护，可以说是一无所知。这样的一种局面非常不利于档案管理，导致难以想象的结果和损失。在会计档案管理过程中，如果计算机出现少见甚至从来没有见到的故障时，会计人员将会束手无策，此外，有相当一部分的会计人员在上机时总是出现各种错误操作，一旦错误难以补救，最终将会导致

8、系统数据丢