语音信箱使用手册

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1、语音信箱用户使用手册42目录目录1第一章系统概述21.1系统简介21.2功能简介21.2.1自动总机服务21.2.2语音信箱服务31.2.3电话秘书功能4第二章系统管理员指南52.1概论52.2设定系统配置参数52.2.1第一组参数设定62.2.2第二组参数设置132.3信箱管理192.4信箱等级232.5录制系统语音242.6训练与咨询工作252.7系统管理与维护25第三章信箱使用指南263.1自动总机服务263.2语音信箱服务283.2.1听取留言流程293.2.2录个人问候语流程303.2.3设

2、置分机使用模式流程313.2.4修改信箱密码323.2.5设置留言通知号333.2.6录转接问候语34第四章系统管理员设置速查364.1公司参数设置364.2信箱管理374．3信箱等级374．4信箱主人服务37附录1语音信箱登记表38附录2系统的电气特性4142第一章系统概述1.1系统简介现在，我们正处于一个信息通讯高速发展的时代，在竞争激烈、追求绩效的商业环境中，您可能经常会被困扰于：)因接听不重要的电话而中断重要的工作或会议)疲于代接电话或写留言条)因对方不在或忙线而须再三拨叫)因没人应答的电话铃

3、声而心烦意乱，或拨打电话没人接听而沮丧)客户因不易找到人或电话占线而抱怨)为等一个重要电话而无法抽身去办其他重要的事)须同时应付数个电话而分身乏术)无法避开一些不想接的电话如何彻底解决电话--这个现代商业最有利的通信工具给您带来的困扰呢？欢迎您进入系列数字语音系统世界！该产品是本公司开发的一套功能强大的语音系统，VA(VoiceAnswer)该系统与您的交换机相配合，为您提供高效而完善的语音服务，让公司与客户之间以及公司内各部门之间的信息交流更加方便、快捷，同时可提高工作效率，增进服务质量，提高本企业

4、的形象。系列自动总机及语音信箱系统为您提供以下两种服务：自动总机服务和语音信箱服务1.2功能简介系列是一套完整的语音处理系统，它可与集团电话系统紧密连接，相当于多位总机服务人员，能够同时应答多个来电并将其转接到要拨的分机上。系列也提供语音信箱服务，当被呼叫分机空号、忙线或无人接听时，系统可转入语音信箱，播放相应的提示语及信箱主人问候语，并可方便的让来话者完成留言操作，信箱主人可以方便的听取这些留言。1.2.1自动总机服务42自动总机服务扮演了如同人工总机的角色，当来话方拨通电话时，首先会听到一些问候语

5、以及一些简单的操作提示，如“您好这里是XXX公司，请直拨分机号，查号请按“9”键，或按0由总机为您服务”，当来话方键入分机号码后，系统会自动拨打来话方键入的分机号码，并可监测拨号状态，根据返回的状态（空号、忙线或无人接听），做出相应反应。或者提示留言，或者提示键入其他分机，并将其转接到指定的分机去。如果来话方并不知道受话方的分机号码，系统会提供部门分机目录让来话方参考以便快速转拨到受话方的部门分机。如果拨入者不拨任何分机，系统自动转由人工总机服务。自动总机还可根据上下班时间周末和休假来播放不同的问候语

6、。自动总机服务不但不需要人工服务，并且可以提供全天候24小时的电话服务，具体特性如下：(通过系统，您不需要人工总机即可完成自动转接服务，系统会自动侦测对方接电话、回铃音、忙音、空号音等，并回应来话方。若来话方忘了要拨的分机号码，系统有分机目录以供参考(转接忙线或无人接听电话时，来话方可自行将电话转给人工总机或其它分机（若受话方有语音信箱，则可留言到该语音信箱）。(系统可分别设置上班、下班、周末和假期四种问候语，系统可根据时间，自动在各问候语之间切换。1.2.2语音信箱服务语音信箱服务是一种口头讯息的服

7、务，每一个信箱使用者都拥有一个附有信箱号码的个人语音信箱，每一个来话者都可以通过电话语音的引导给任何一个语音信箱留言，信箱使用者通过外线或内线分机拨入系统，输入密码后可以听取该信箱中的留言。系统本身提供每一步操作的语音提示来引导信箱使用者完成系统的各项功能，具体如下：(听取留言：信箱主人可在任何时候听取自己的留言，在听完一条留言后，您可以重新听这条留言，也可以听下一条留言，也可以删除这条留言。(信箱留言：系统提供让来话方留言的个人信箱，来话方可根据语音提示完成留言操作，信箱主人可以随时听取留言，每个信

8、箱对所能接受的留言数目（由信箱等级决定）都有限制，当信箱留言数已满时，系统会语音提示信箱已满。(录信箱问候语：每个信箱主人都可为自己的信箱，录一条问候语，以便提示留言的来话者。(设置信箱分机使用模式：每个信箱主人都可将自己的个人信箱分机设置为自动总机+语音信箱、只有语音信箱或只有自动总机，如果将信箱分机设为“自动总机+语音信箱”42则系统会在转接信箱分机忙线或无人接听时，让来话者进入语音信箱，如果将信箱分机设为“只有语音信箱”，则来话者拨打该分机号码后会