“虚拟内包”模式运行 发掘信息共享的威力

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1、“虚拟内包”模式运行发掘信息共享的威力13“虚拟内包”模式运行发掘信息共享的威力13“虚拟内包”模式运行发掘信息共享的威力13“虚拟内包”模式运行发掘信息共享的威力13“虚拟内包”模式运行发掘信息共享的威力13“虚拟内包”模式运行发掘信息共享的威力13为提高效率和降低成本，企业常常把目前在借贷与收款、产品制造甚至是研发上使用的业务模式，与离岸运作、外包和共享服务等方式进行比较。当前，有一种新兴的业务方式，在提高员工效率的同时还能降低成本，甚至以低于共享服务成本的水平运作。它利用互联网技术，在员工共享信息和服务的条件下

2、，呈现员工对企业的贡献并带来成本的降低，这种模式被称为虚拟内包。　　虚拟内包模式的运行方式如下：基本上由一个互联网交流平台把信息存储在一个地方（数据交换中心1），分布在不同地理区域的同一业务部门的员工都能在这里找到并使用完成日常工作所需的文件和程序。它可以让员工位于不同的地方甚至是在家里办公，因为不管他们身处何地，同样都能使用需要的办公

3、文件和程序。　　理想情况下，纸质文件的电子版、电脑桌面上的工作文档、电子邮件、ERP数据、控制面板及第三方信息，都可以通过交流平台获取。日常工作可以通过使用日历、员工分配和工作流程工

4、具、留言板、聊天室等完成。用户和他们工作中所需信息的连接路径也可以被个性化。　　电脑人路径功能让用户有机会共享信息和服务（如新的客户应用程序、财务分析、风险评级、批复及决策等）。与此同时，企业的董事和高管可以对因此而实现的成果及发现进行核查。另外，也可以邀请其他业务部门的员工参与某些双向沟通。　　在组织内部共享信息和服务可以降低成本，提高效率，甚至有助于创造收益。采取了虚拟内包的管理模式，就能以数字化的方式创造和存储知识，并且员工都能看到。用户创造内容的高度透明，能够鼓励学习之风，也便于实现信息共享。现成的虚拟内包解

5、决方案包括GoogleApps和微软SharePoint。但这些方案提供的安全技术和定制水平可能满足不了特定组织的需求。 13　　如果企业拥有强大的本地市场客户、供应商和业务人脉，就会常常发生成本高企和效率低下的情况。效率低下是因为管理者在信息不完备的情况下做出决策。纸质文件的搜索和在电子邮件、纸质文件、电脑桌面文件及电话沟通等不同渠道之间进行信息连接，只会增加公司的成本。麦肯锡把这种成本称为互动成本，并且说这种成本在总劳动成本中会达到一半之多。根据其调查，在过去20年间，与其竞争对手相比，那些有效管理并削减互动成本

6、的《财富》100强企业里面，每个员工能多创造3万美元的价值。　　取长补短　　　　共享信息和服务不仅发挥了其他组织管理模式的长处，还最大限度地减少了诸如高互动成本这样的已知短处，它可以被视为是一种混合型的方法。表1总结了三大主要组织管理模式的优劣势。　　在表中，维持现状指的是某业务部门的员工与组织内其他业务部门的员工一起合作，从而形成一支与市场紧密联系的本地化管理团队。他们在工作中运用各种纸质文件、电脑桌面文件、电子邮件、语音信息。不过由于他们往往分布在大都市，所以员工的劳动力成本还是很高的。　　外包则常被看作是一种节

7、省成本的管理模式，因为这样的劳力成本要低于员工成本。然而，你必须把与外部供应商打交道所导致的互动成本包括在外包总成本里，它们可以在很大程度上抵消外包与其他管理模式之间的成本差距。　　在外包情况下，客户和供应商之间的关系往往会变得更加复杂，需要借助更多的机制进行监督和管理。某家使用了外包服务的公司最近就注意到，供应商提供的发票必须经由当地办事处，递交到在美国的一个全国性的扫描和编码中心，然后转到波多黎各的外包账户可支付系统，最终在当地银行付款之前，还要转到欧洲的控制中心。此外，当地办事处的工作人员还要花很长时间去检查发

8、13票的扫描和代码是否处理得当，确认系统没有出现屏蔽和拒绝这样的信息，并回复供应商提出的与支付相关的问题。　　共享服务模式由一个位于廉价劳动力区域的中心式业务部门所组成，它跨越多个本地市场执行某项业务职能，从而大大降低了重复服务或交易的成本。有的业务中心采取了离岸外包模式，有的则位于农村，他们可通过企业ERP系统提取和存储所需信息。该管理模式的缺陷是企业在对某项职能实施集中控制的同时，人员之间的原有连接亦被隔断，与供应商和买家的沟通也消失了，这就影响到彼此之间的关系。另一个重大的不足是各部门失去了自主决策权以及及有别

9、于其他部门的灵活做事风格。　　虚拟内包成为最优化的选择，是因为在该模式下，一个业务部门的员工和来自其他业务部门的员工同处一地，这样就可以在本地市场保持有价值的人脉和关系。它还有助于鼓励业务部门采取最佳实践（通过高透明度和高审计标准），减少互动成本，并使员工的贡献得到承认。　　成功案例　　但是，以上这些只是虚拟内包可能带来的前景。在现实世界中真的