2001秘书手册-扶轮社

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1、附l財務活頁l糾察活頁國際扶輪　　　　　　　　　　───────────────────────────────　　　　　　　　　　扶輪社秘書手冊　　　　　　　　　　　　─────────────────────────────　　　　　　　　　　　　扶輪社秘書手冊　　　　　　　　　　　　本扶輪社秘書手冊係由扶輪出版委員會譯自　　　　　　　　　　　　英文本ClubSecretary’sManual。請注意，　　　　　　　　　　　　國際扶輪未曾審核譯文，對於本中文版扶輪　　　　　　　　　　　　社秘書手冊內容及正確性概不負責。主　旨：扶輪社秘書手冊書　

2、致：各扶輪社秘書發文者：國際扶輪恭喜你當選貴社秘書！這本小冊子是根據許多扶輪社員任職秘書的工作經驗彙編而成，它一定可以幫助你對於在你的扶輪社你所應盡的義務獲得清楚的瞭解，並為你指明如何簡化你的工作。本手冊除了有關扶輪社秘書的工作指南之外，還附有「模範扶輪社章程」、「建議扶輪社細則」，及一份行事曆。由於各社的程序、問題，及其處理辦法不盡相同，你身為扶輪社秘書，應就本手冊所建議各點選擇最適合貴社需要的辦法。你將面臨許多工作挑戰，敬祝任務成功！　　　　國際扶輪目錄扶輪社秘書的任務1秘書全年行事曆3準備工作6　扶輪出版物6　職業分類8就職10　就職前之活動

3、10　社務卷宗及社中財產之移交10　扶輪社檔案與圖書之保管11　「公式名錄」11　視讀資料劃一格式手冊11　扶輪社電話號碼之登記12　審核社方會計帳單12　國際扶輪扶輪基金會12報表處理14　寄交國際扶輪之半年報告14　每月出席報告寄送地區總監15　計算出席率方法15　外來社員之出席報告17　社員更動報告17　遷往其他地區之扶輪社員17　職員變動或例會時間及地點更改17　提供「公式名錄」資料18　年度報告18與社長合作19　職責分明19　新任理事之預備會議19　第一次理事會議20　第一次社務行政會議20　地區總監公式訪問20　利用扶輪出版物21　檢

4、討行政管理程序21　提名職員候選人21　特別會議21　社史21每週任務23　每週例會之時間表23　例會中之特殊任務23　社費24　寄發特別通知24　理事會會議24　社刊25　外埠應邀來社之演講人25　推薦新社員25　供新社員參考的資料26　向地區總監及國際扶輪報告社務27　與各委員會合作27　迅速處理信件27　埠際會議27　各種候選人提名：本社－地區－國際28地區會議與國際年會29　地區講習會29　地區年會30　派遣選舉代表出席地區年會30　扶輪國際年會31　派遣代表出席扶輪國際年會31　為出席扶輪國際年會代表提供資料33　預訂旅館33年度結束34

5、　預備移交清冊34　與繼任秘書會商34扶輪社各委員會組織表35各種表格37　出席記錄39　扶輪社員遷入貴地通知書41　扶輪社資料變更報告表43　扶輪社職員報告表45　地區總監提名人提名流程圖47　通信投票或地區年會投票49模範扶輪社章程建議扶輪社細則財務63　與扶輪社秘書協調工作63收取社費64編製預算64服務計劃經費的責任性質65預算表樣本66糾察67　開始工作67　典型的指定工作68扶輪年度計畫表71國際扶輪秘書處扶輪社秘書的任務依照『程序手冊』規定扶輪社秘書的基本任務如下：l掌管社員記錄l記錄集會出席記錄l在每月最後一次例會後立即向扶輪社及扶

6、輪地區提出當月出席報告；l為扶輪社、理事會，及各委員會發出集會通知；l記錄及保管扶輪社、理事會，及各委員會會議記錄；l填報各種必須報告寄送國際扶輪，包括：──社員半年報告（截止日期分別為7月1日及1月1日）；──半年報告期間中被選為現職、資深現職，及退職社員的比例會費報告　　（截止日期分別為10月1日及4月1日）；──及填報社員變動報告表寄交給國際扶輪秘書長；l收取『英文扶輪月刊』訂費匯寄國際扶輪；及l執行其他通常屬於秘書的職務。扶輪社秘書與有效率的扶輪社國際扶輪理事會認定有效率的扶輪社應包括下列各點：l保持或增進社員人數；l針對自己社區及其他國家

7、社區的需要辦理成功的計畫；l透過參與各種計畫及提供財務捐獻支援扶輪基金會；及l培養超越扶輪社層次服務扶輪的能幹領導人。身為扶輪社秘書，你是扶輪社主要扶輪知識的管道。你的任務為認知扶輪社的各種活動，辨別優點與缺點，與各扶輪社領導人就有關資訊互相溝通並採取進一步的行動。有許多資料要你經手。你應慎重思考如何妥善應用這些資料使你的扶輪社受益。扶輪社秘書手冊／1例如：出席報告可能表現社員所滿意的是什麼？各種聚會缺席人數是否增加？你應向誰表達這些趨向並表示關切？身為扶輪社秘書，你將收到數份『英文扶輪月刊』，或地域扶輪雜誌、『扶輪世界』、地區總監或助理總監，及國

8、際扶輪秘書處所寄來的各種資料，你應慎加考慮如何應用這些資料，用以：l改善扶輪社集會及每週例會節目；l改進或擴展扶輪社的服務