《公司礼品采购管理制度》

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1、《公司礼品采购管理制度》1目的为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制定本制度。2范围本制度适用于公司对外经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送相关的所有行为。3定义本制度所称的礼品，是指由公司统一制作、采购的用于公司接待及外联所用的物品。4职责4.1企业管理部是公司礼品的管理部门，负责礼品的发放、登记造册、保管、处理等项工作。4.2公司采购部负责礼品集中制作、采购工作。4.3公司各分支机构及市场人员在季度资金计划范围内的礼品费支出，配合公司采购部对的礼品采购进行询价复核。4.4财务部门负责礼品

2、费财务报销的审核。5流程5.1礼品的采购和制作原则5.1.1货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。5.1.2集体采购原则：参与采购人员不得低于2人。5.1.3集中制作原则：季度计划、节日计划、专业设计，集中制作和采购。5.2礼品的采购和制作5.2.1礼品集中制作与采购：根据公司各分支机构、高层管理人员对礼品的要求提交《礼品采购申请单》，公司采购部拟定《礼品集中采购方案》，包括：规格、单价、数量等、报公司分管副总审核—>总经理审批后，公司统一集中采购礼品。5.2.2日常礼品采购与制作：a)各部门因业务需要领用礼品的，原则上在公司领用，如果

3、库存礼品不能满足需要，可以直接提交《礼品采购申请单》交给上级领导审批，由公司采购部组织采购，或者在审批授权后由使用者自行采购。b)公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据活动组委会与管理中心其它各部门共同组织设计、制作订购。其审批流程按分管副总审核—>总经理审批后控制。5.2.3特殊礼品的购买制作：针对公司重要客户，由公司总经理批准安排紧急的重要礼品采购，按照《礼品采购申请单》、《礼品采购询价记录表》，经过审批后由总经理安排采购部负责采购落实。5.3礼品入库所有礼品采购回后由采购部、企管部行政主管和行政员共同验收入库，建立礼品接收与放发台账

4、，每月盘点一次，做到账账相符、账实相符，盘点结果报管理中心副总、总经理以及相关部门。5.4礼品分类4.1礼品分类：5大类：A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E电子产品详情见PPT选取；4.2礼品分级：高级(单价1000元以上)、中级(单价400—1000元之间)、普通(单价50—400元之间)；4.3礼品册：相应礼品在对应的PPT中选取，如有礼品册内礼品不能满意要求的，相关部门可以提出补充意见，以便充实礼品册，形成具有公司特色的礼品集。5.4礼品领用5.4.1日常礼品按以下程序申领发放：a)礼品使用人填写“礼品领用审批单”，分管副总或者分支机构负责人

5、审核后，在企管部行政文员处领取。b)企管部行政文员审核此次赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。5.4.2外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品：无论价值大小，统一由分支机构领导或者分管领导交给总经理批准，总经理同意后可以直接办理。经办人及时到采购部、补办有关入库、领取和登记手续。5.4.3公司批准组织的各类大型活动礼品：包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由分管副总审核—>总经理审批后执行。5.5礼品费用控制5.5.1公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品

6、资金计划报分管副总或者分支机构总经理备案，总经理审批。5.5.2在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用，由财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门的费用中。5.5.3在审批额度范围内的礼品领用，超过当月额度范围的，按规定程序审批后执行。费用将要超过年度预算的，在不超过年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。5.5.4费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。5.6礼品赠送5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适

7、宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。5.6.2避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要宾客。礼品使用人和相关领导注意把关，防止此类事情发生。5.6.3普通礼品赠送，目的是加强与客户的沟通，给客户留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。5.7组织纪律5.7.1公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与客户，不容许任何个人私自占有或转赠他

8、人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分；5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼