档案知识讲座(修改稿)

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1、档案知识讲座我们去年已办过一期档案知识的讲座，所以这期概念性的名词不讲，主要说明一下我们工作中具体的内容和做法。我们整理的档案主要有：文书档案（实质上主要指行政管理档案，一般情况下，项目部总经办的档案就属于此类）、竣工档案（项目部竣工时向业主和公司移交的竣工资料）、荣誉档案（指单位或个人获得的各项荣誉，包括奖牌、证书、奖章等）、印章档案、证照档案、科技档案、人事档案、会计档案、审计档案、房地产档案等，其中文书档案、竣工档案、荣誉档案、印章档案由公司档案室保存，其它各种档案由各部门按各自的专业规定保存。下面就具体讲讲文书档案、竣工档案、荣誉档案

2、、印章档案四种。第一章文书档案一、什么是文书档案？很多人认为文件就是文书档案，其实并不是所有文件都需要或可能成为档案，文件转化为档案一般需要具备以下三个条件：1、办理完毕的文件才能作为档案   正在办理中的文件不是档案，档案一般是完成了传达和记述等现行使用而备留查考的历史文件。   办理完毕的含义主要是指完成了文书处理程序，即在文书处理程序上告一段落，不能理解为把文件中涉及的所有事情全部办完了算“办理完毕”。我们现在的文件走完OA程序放在了OA的“文件中心”里，这份文件就可以存档了；如果是未走OA的纸质文件，则在领导签批后请某部门办理，某部门

3、领导签名表示已办或阅知后，这份文件也可以存档了。 2、对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案   由于当时工作需要形成的文件数量庞大，没有必要将其全部作为档案保存，档案只是经过鉴别挑选而留存下来的文件。比如：1）作息时间修改通知、放假通知，此类文件不存档，只作为资料保存两三年；2）一般地，每月的报表、计划和总结（这里不含财务档案）不用存作文书档案，如果竣工档案不需要的话，就应作为项目部的资料保存几年，以防竣工时随时查考；123）一般情况下，只有时间、地点、与会人员的会议通知是不存档的，只作为资料存几年，因为它可能只在报销路费时才起作

4、用。过了几年，路费早报销过了，此文件资料也就没什么继续保存的意义。但如果此会议通知上还写明有其它重要内容，那就应该存档了。着重强调的是：如果是业主要来工地考察等的通知，一定要存档，其有可能造成停工或停产迎接，以后可以向业主进行索赔变更。所以，文件存档需要我们档案人员用心去辨别。3、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。二、文书档案的存档方式档案的存档方式，分为件盒级和案卷级两种。件盒级是将档案一份为一件，用不锈钢订书机针装订，根据国家有关规定，现文书档案必须使用此方法；案卷级是指档案取掉订书机针，打上孔用装订夹或装订线装订成卷，每个档

5、案盒可以装好几卷，目前项目部的竣工档案采用此方法，具体竣工资料的存档，见第二章内容。三、档案管理档案整理是档案室（档案馆）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务。下面我根据项目部工作的实际情况，讲一下文书档案整理的具体程序： （一）文件的文字处理程序完毕，档案管理员就可以开始对此文件进行归档，先鉴定一下此文件是否为档案，如果是，检查一下档案，具体检查内容：1、检查档案是否完整、有无缺页现象等，进行查漏补遗。如果实在无法将档案找齐，应在《归档文件目录》的“备注”栏里进行说明；2、现行文件都是A4幅面，档案盒也是A4尺寸，如果有纸张比A4大

6、，应把纸张叠成A4大小；3、如果有纸张太过薄或脆，难以保存的，最好把它贴在A4纸上。我现在整理的公司89年文件，许多底稿是信纸写的，信纸特别容易破，我在最易破损的底稿最后一页用A4纸粘上，这样就不易损坏了。检查完毕后，按规定填写《归档文件目录》（见下表）后放入档案盒中。档案盒里的装盒顺序12是：最上面放《归档文件目录》，然后按顺序依次放入文书档案。公司档案室要在文书档案的右上角盖“归档章”，但目前项目部和各部门用不着这么麻烦，可以在档案的第一页右上角用铅笔写明序号就成，主要是为了查找方便；如果自己查找已比较熟练，不写序号也行。文件和目录放入档

7、案盒后，将档案室的背脊填好，一般填写内容为：年度、部门（或文号）。写背脊的目的是为了在档案柜中查找方便，所以填写内容可根据自己的实际情况进行适当改动。最后，将档案盒依次放入档案柜中。至此，文件归档完毕。即：鉴定是否存档—做好查漏补遗等检查—填写《归档文件目录》—档案和目录装盒—填写档案盒背脊—放入档案柜。归档文件目录保管期限:10年件号责任者文号题名日期页数备注001工作简报[2008]01号工作简报(电力公司党委认真落实党员干部联系群众制度)5《归档文件目录》填写说明：1、“保存期限”先定10年（公司档案室的文书档案保存期限分得很细：10年

8、、30年、永久；项目部初步就定10年，这样简单点）2、“责任者”写拟稿单位或拟稿人，一般写拟稿单位；3、“日期”写的是“成文日期”，即每份文件的印章盖住的日期，不是