文书撰写工作规范

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1、文书撰写工作规范为进一步规范中心文书撰写工作质量，有效提高工作效率，现拟定中心工作人员常用的工作计划、工作总结、调查报告、业务技术指导书及检验报告等文书撰写规范，请全体人员遵照使用，并纳入年度科室工作质量考核和个人技术晋升聘用考核内容。一、各类常用文书内容规范要求(一)工作计划计划是行动的先导。工作计划则是工作之前用文字形式拟定的工作内容和步骤。工作计划一经讨论通过，一般作为通知的附件下发（或科室作为材料上报中心），对本部门或本科室的工作具有权威性和约束力。1.计划种类常见有规划、设想、计划和安排打算等等。规划属于轮廓

2、式的，时间跨度比较长，一般设定在三五年以上；设想属于粗线条的，非正式的计划；计划则比较深入和细致；同计划相比，安排、打算的时限更短，内容更为集中和具体。2.撰写规范计划内容的表述形式主要有条文式和表格式两种。常见条文式计划的写法规范为：(1)标题：通常包含单位（科室）名称、时限、内容、文种名称等四项。这四项的顺序不能颠倒，时限应写全称，内容应简明，使之一目了然。如“合肥市疾病预防控制中心二〇〇六年工作计划”、“免疫规划科二〇〇六年工作计划”。标题字数过多的，标题中可考虑不写单位（科室）名称，但就必须在落款时书写单位（科

3、室）名称。(2)正文：内容繁简不同，但必须包括“做什么、怎样做、什么时候做完”等三个要素。正文开头一般应提出总的任务和要求，说明“做什么”（有的还要说明为什么要这样做和能不能这样做，以加强执行计划的信心和决心），任务和要求必须具体，能量化的必须量化。。提出总体任务和要求之后，就要分块或分条列项，把总体任务分解到有关部门（小组）或人员，并且根据实际需要或详或略地交代完成任务的步骤、方法、政策精神，提出时间要求。这就是谁去做、怎样做、什么时候做完。(3)结尾：结尾有时要有几句概括认识、表示决心的话，有时意尽则止。计划末尾要

4、有落款，写明制订计划的单位和时间（标题列入单位名称的可直接落款时间）。3.撰写中应注意的问题常见有些计划虽然提出了任务，但没有将任务分解到具体的部门（小组），有时只讲“群策群力”、“广泛发动干部群众”之类的套话；或者提出了任务，而没有交代方法、步骤与时间要求，这样的计划往往容易落空。不解决“谁去做”、“怎样做”、“什么时候做完”，计划就会流于形式。(二)工作总结7把工作总结仅仅理解为“回答”前期拟定的计划是否完成或完成得怎么样，这是不全面的。因为工作总结以及其他内容的总结是不同于“情况反映”、“情况汇报”的，它固然要回

5、答计划是否完成或完成得怎么样，但更重要的是要通过对工作过程的矛盾分析，说明是怎么样完成的或为什么完成不了，其间有什么经验、体会、问题、缺点，今后打算怎么办等等。简言之，只有把感性认识上升到理性认识，才能使“正确的获得推广，错误的不致重犯”。因而说，所谓工作总结，实质上是对以往工作实践的理性概括。总结通常反映人们对工作的理性认识，对决策具有一定的参考价值，较计划相比，文字上可以写得比较生动活泼一些。1.总结种类常见有综合性总结、专题性总结和个人总结三类。2.结构形式与撰写要点总结的种类不同，其撰写的结构形式不尽相同。(1

6、)综合性总结：单位和科室的年度工作总结属于这一类。撰写的结构形式一般有分条式、分块式和三段式三类。分条式撰写方式为每条有情况、有分析、有结论。分块式撰写方式为分门别类，自成章节。如“经济工作”、“思想工作”、“班子建设”、“今后设想”等等。三段式的结构形式使用频率较高。三段分为：工作情况（归纳工作进展、成绩和失误，不拘泥于时间顺序，而着眼于主次、轻重，表现为横式结构），经验体会（提炼出的理性认识，不是对工作情况中每一项内容的简单评说，而是对全面工作进行综合分析后概括出来的。其中讲到的发生发展过程，按时间顺序。属于“横里

7、藏纵”，但从总体上看，各条经验之间还是“横向联系”。），今后打算。(2)专题性总结：特点就是“专”，内容专项，经验专门。向上级汇报如何开展某项工作的总结，其结构形式一般为“概括——收获——体会”。汇报工作进展的总结撰写时通常按时间顺序，以纵式结构为主。用于先进经验或失误教训的工作总结，其撰写的结构形式多为“成绩或问题——经验或教训——不足之处或整改措施”。开头可以采用“倒悬法”，用极简要文字说明成绩问题，随即引出几条经验或教训，以横式结构为主。(3)个人工作总结：应要求选择感受最深的一两点来写，交流工作过程、做法和措施

8、等，只取与感受有关的部分，其余略去，做到不记“流水帐”。3.撰写中注意的问题无论是哪一种结构形式，都少不了介绍情况，归纳经验。工作总结撰写中表述情况和经验应注意一下几个问题：(1)表述情况要清，切忌“记流水帐”。由于往往专题总结时间跨度较短，如“艾滋病宣传周总结”7等极易写成流水帐，对此类专题总结可以写成归纳式，要高度概括，不要总