关于机关档案规范化管理探索

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1、关于机关档案规范化管理探索摘要：机关档案工作对机关管理极为重要，为了使机关档案工作规范化、必须建立科学的档案管理制度，严格公文的制发，实现机关档案管理标准化，规范化，科学化。关键词：机关；档案；规范化中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-8631（2012）06-0047-01机关档案工作对机关管理极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化，科学化。就我们四平市来说，多数单位的档案管理还存在着手工操作状态，档案存储也是手工摆放，查找起来费时费力，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原

2、来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：一、提高档案工作人员专业技能和素质5提高机关档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。机关档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作

3、领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。二、调动机关档案管理人员工作积极性档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于机关的中心工作，必将使机关档案工作失去生存的活力。因此，应努力使机关档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。1.增强激励机制。机关档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，对现有人员实行公平竞争、

4、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使机关档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使机关档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。52.更新观念，实现自我价值。有时做档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好机关档案管理工作人员的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在

5、埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，使档案管理创作出新的成绩。三、建立健全科学合理人事档案管理制度档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案

6、在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务5档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。四、严格公文的制发公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可

7、以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色

8、的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和