建设工程区域资料管理规定

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1、资　　　　　　　　　　　料　　　　　管　　　　　　　　　　　理　　　　　规　　　　　定20目录第一章制度流程目标3第二章适用范围3第三章职责分工41、区域资料管理组42、项目资料员4第四章丙方合同归档管理41、合同的订立4合同的签订应遵循下列原则42、合同标准文本53、合同内容54、合同管理基本流程与职能划分65、合同保管三大原则76、合同的保管范围77、合同分类及编号78、合同收集规范89、合同的使用登记8第五章项目资料归档管理81、资料的编制要求81）开工前资料内容82、收集资料相关要求143、项目资料时限性、文件性质管理要求154、资料收集规范18205、资料的分类及编

2、号186、资料借阅197、档案资料保管期限1920第一章制度流程目标为适应公司的组织架构，明确资料管理程序，结合公司的实际情况而制定，目的是为了贯彻执行公司项目施工现场与资料管理一体化、系统化、信息化管理，实现公司在资料管理的及时性、有效性、规范化管理目标，将有保存价值的文件分类整理永久性归档。　　　　　　　　　　　　　第二章适用范围适用于华东区域运营中心、项目经理部的各种项目资料及合同的归档。　　　　　　　　　　　　　第三章职责分工1、区域资料管理组1）负责制定本区域工程资料管理办法或实施细则，建立健全本区域工程资料管理和合同管理体系，设立岗位从事工程资料和工程合同的日常管

3、理工作；2）建立本区域项目资料管理与合同管理信息平台，监督各项目资料管理与合同管理平台的运行状况与维护；3）负责本区域项目资料台账的建立、收集、更新等管理工作；4）负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查，负责对合同文件进行评审，办理合同审批、授权手续；5）负责对项目竣工工程资料进行审核和归档，负责监督、检查和考核公司合同的订立及履行情况；6）负责与总部资料管理部对口衔接；2、项目资料员1）建立健全项目部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司、本区域工程资料管理和合同管理办法或实施细则；202）负责工程资料的编制、收集、整理、归档、保管工作；负责办

4、理项目合同签证、索赔事宜，攥写索赔报告；3）负责工程竣工资料的组卷、移交工作；　　　　　　　　　　　第四章丙方合同归档管理1、合同的订立合同的签订应遵循下列原则1）合同书原则：所有合同均签订合同书2）标准文本原则：订立合同应当采用公司统一制定的合同标准文本，尚未制定标准文本的，参照已制定的最类似的合同标准文本；3）事前签订原则：对应签订的合同书并有款项收付内容的业务，需签订合同，然后履行，不应未签订合同即先行履行。特殊情况下，有正当理由的，经分管副总裁签字批准，可以例外，但应尽快按双方商定的条件签订合同，补全手续；4）合同审核原则：合同需经法务部、财务中心等有关部门审核，按公

5、司权限的实施办法、合同审批表规定的程序报批：不得在合同内容未经过审核的情况下擅自签订或直接报签；2、合同标准文本合同标准文本是指公司为重要使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括标准条款和补充条款两部分内容。3、合同内容合同内容一般包括但不限于以下条款：1）当事人的公司名称或者姓名、联系方式；2）施工内容或合作范围，工程量、单价；3）质量要求；204）结算方式；5）履行期限、地点和方式；6）双方义务和责任；7）包括构成违建的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；8）解决争议的方式；9）合同解除；10）工程合同、采购合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；11）涉及

6、知识产权的合同，应有保密条款和权力归属条款；12）合作性施工合同应有验收条款和风险承担或转移条款；4、合同管理基本流程与职能划分阶职能部门管理职能项目部管理职能启动阶段段协助合同谈判组织项目投标参与项目策划协助项目投标、市场调查、现场调查针对需要项目经理前期支持的项目签订施工合同1、文件资料准备2、谈判要点归纳3、谈判人员准备4、谈判策略拟定1、合同的目的性2、合同的权限性3、合同的平衡性4、合同的实用性5、结构的合理性6、体例的适用性7、合同外在质量审查项目启动招标文件审核组织项目启动会合同谈判合同审查投标保函准备明确项目工期、质量、进度、成本、安全等目标及管理措施项目经理

7、部组建20实施阶段施工合同审批施工合同签订归档项目巡查与督导审核各类报价及专业班组选定大额采购与招标、合作项目分判审批项目实施计划统筹调配资源组织项目碰头会合同分解与交底1、双方一般权利与义务2、施工组织设计与工期3、质量与检验4、合同价款与支付合同评审履约保函准备合同保函撤销项目验收制定项目实施计划现场准备及项目开工工程预付款申请1、施工班组初步选定2、机械班组初步选定3、供货商初步选定4、专业分包商选定变更签证认定进度认定施工合同拟定收尾阶段违约及索赔项目撤销项目总结会甲方结算单价、工程量、效能审核