商务电子邮件规则

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1、商务电子邮件规范一．邮件文本及格式规范1.邮件内容。1.1一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。2.邮件字体。2.1全文统一。2.2字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体。2.3字体为正体。2.4字体颜色为黑色，个别重点处可加黑。3.邮件信纸。3.1请使用公司统一的信纸版式，如无，不使用信纸。4.个人签名。4.1个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。4.2如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、M

2、SN号码等。二．邮件语言文字规范1.语言表述清楚、简练，不能有歧义。2.规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3.段落分明、清晰。三．邮件发送规范1.邮件主题。1.1邮件必须写明主题；1.2主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义。1.3一定不要空白标题，这是最失礼的。1.4标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题。1.5标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。1.6一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。1.7可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出

3、标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。1.8回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。2.称呼2.1邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。2.2不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。2.3如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。2.4单个收件人的情况下，日文的称呼比较讲究，一般都有尊称

4、。如：姓+さん或さんへ等；在多个收件人的情况下可以称呼：各位，大家，ALL，宛先皆さん。3.问候语3.1最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”，日文写个“お疲れ様です。xxxです。”3.2结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也可以，日文写：“以上、よろしくお願いします”或其他敬称。4.正文4.1Email正文要简明扼要，行文通顺。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。4.2注意E

5、mail的论述语气。　　根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。　　尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！4.3Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.4一次邮件交待完整信息。　　最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正

6、”之类的邮件，这会让人很反感。4.5尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。4.6合理提示重要信息。　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。4.7合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚

7、。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。4.8不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。　　BusinessEmail不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-：）5.附件5.1如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。5.2附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。5.3正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。5.4附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.5如果