办公室管理作业答案

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1、第一次作业1、办公室事务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写以速记上司交代的事情办公室环境的布置和整理2文书制作执行上司吩咐办公室环境的布置和整理3文书处理阅读并分类信件通讯事务、电话、信函和邮件处理4档案管理档案管理执行上司交办事项5会议组织以电话维持公共关系照料上司身边的琐事6调查研究替上司定约会并记录接待宾客和员工来访7信息资料完成上司信函记录上司指令及会谈、会议内容8信访工作在权限内发信函打印文稿几表格9接待工作接待来访宾客收集及整理各种信息10协调工作替上司皆洽外界人士保管办公室设备及用品11

2、督查工作自动处理例行事物外出办事、如银行、邮局、税务所等12日程安排为上司安排旅行13日常事物替公司宾客订饭店14其他临时交办事项收集演讲或报告资料15协助上司准备书面时务报告，研究报告16整理并组织好粗略的资料17为上司保管私人的财务或其他记录18协助上司申报交纳所得税几办理退税19督导一般职员或速记员20安排会议事务并做好会议记录或纲要21复印资料2、公用易耗品主要包括哪些？ （1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包

3、括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。（3）检查的步骤，要分析计划

4、和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（家务）计划书。序号优先顺序表审核1和王先生联系今天预定计划的变更2和司机联络今天预定的变更3复印下午的会议资料4誉写原

5、稿（今天截稿）5准备奠基仪式6发喜庆电报7制作感谢信8结算9整理档案10联系电脑打字5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。 受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。2、受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指

6、示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会：我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得

7、自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。第二次作业1、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析之后再作答，难度比较大。以下为参考答案：同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对

8、方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步2、怎么做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？（1）文秘人员在