电子档案管理面临困境及对策

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1、电子档案管理面临困境及对策摘要随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。关键词电子档案；困境；对策1电子档案的特殊属性1.1内容与载体的可分离性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。1.2对计算机系统的依赖性。正是由于电子档案的生成是

2、在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。1.35快捷性、共享性、高密度性。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。1.4不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式

3、的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。2电子档案管理工作中存在的问题2.1信息安全问题。档案信息在流动传播过程中，由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的人侵、病毒传染、信息的非法窃取等

4、提供了可乘之机，使得网络档案信息安全极端脆弱，也给国家安全和人民的利益带来了极大地损失。我们目前所采取的各种防范措施，还无法从根本上解决档案信息的安全问题。2.25原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容可以通过载体、形式表现出来，人们也可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料，对其原始性加以分析判断。而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种”原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。2.3真实性问题。电子档案极易失真，如将纸质档案转化为电子档案的操作过程，稍有失误即会导致档案信

5、息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容”出错”的概率和机会远高于传统档案。电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。2.4完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障，电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。3今后工作的对策建议3.1采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性3.1.1采集5背

6、景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。3.1.2签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名，另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的”笔迹”。3.1.3信息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否”完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是，先把电子文件信息分成一定的长度，利用分组密码进行信息认证。3.1

7、.4身份验证。为了防止无关人员进入系统，对电子文件用户进行身份验证。身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个”通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。3.1.5防火墙。这是一种访问控制技术，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。实现防火墙功能所用的技术，主要有数据包过滤、应用网关和代理服务等。3.25采用通用和统一的文件格式。　　在保存电子档案时，