电子档案管理面临的困境及对策

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1、电子档案管理面临的困境及对策：随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工的一项紧迫任务。　　关键词：电子档案困境对策　　当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理

2、工作的重要内容。随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。　　一、电子档案管理工作中存在的问题　　1.信息安全问题。档案信息在流动传播过程中，由于X络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的入侵、病毒传染、信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得X络档案信息安全极端脆弱，也给国家安全和人民的利益带来了极大的损失。　　2.原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容可以通过载体、形式表现出来，人们也可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料，对其原始性加以

3、分析判断。而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。　　3.真实性问题。电子档案极易失真，如将纸质档案转化为电子档案的操作过程，稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。　　4.完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障，电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会

4、导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。　　5.安全性问题。电子数据的易更改性，为非法操作提供了便利。　　“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。　　二、今后工作的对策建议　　1.采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性　　（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述

5、电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。　　（2）签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名，另一种是数字签名。　　光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。　　（3）信息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是，先把电子文件信息分成一定的长度，利用分组密码进行信息认证。　　（4）身份

6、验证。为了防止无关人员进入系统，对电子文件用户进行身份验证。身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。　　（5）防写措施。目前，在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。这种不可逆式的存储载体，可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。　　2.采用通用和统一的文件格式　　在保存电子档案时，确保电子档案与计算机操作系

7、统及应用软件的长期兼容，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，使得现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容。　　3.及时更新电子档案的文件结构　　当操作系统更新时，确保电子档案的长期可读性，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构：随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加

8、强对电子档案管理的研究，是目前档案工的一项紧迫任务。　　关键词：电子档案困境对策　　当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大