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1、房地产档案利用工作之浅见随着城市建设的迅猛发展,房地产事业也发生了日新月异的变化,房地产市场空前活跃。房屋产权档案的利用越来越频繁,在房地产权属登记、交易评估、房管政策、司法仲裁、城市规划、城市建设、物业管理、旧城改造、史迹考证、房地征税等工作中显出十分重要的作用,也越来越显示出房屋产权档案本身所固有的“含金量”。笔者就房屋产权档案利用工作谈点粗浅的看法。一、房产档案利用工作的现状档案的最终目的是利用,房产档案的利用首要满足的是房地产系统的工作需要,从房屋的工程建设、评估、测绘到产权发证,从房地产的冻结
2、、抵押到他项权利的管理,从房屋的修缮管理到房屋的安全鉴定管理,从房地产纠纷仲裁到房地产监察,从城市的建设拆迁到住宅小区的物业管理,白蚁防治管理等均离不开房地产档案的利用。据统计我市房产档案馆的档案服务接待量达到了2万人次/年,提供档案资料、出具查档证明达1.2万份;平均每年以20%的速度增长,充分说明了利用者对档案的需求越来越大,越来越显示出档案利用广阔的发展前景。二、档案利用中存在的问题1.5档案利用的地方局限性。各省、市区的房管局都建立了自己的房地产信息系统,但相互之间却没有联网,资源没有共享。导致
3、档案利用者身在外地就无法查询到所需的房屋信息。有些利用者为了一份信息资料或证明不得不来回奔跑,很不方便。对于利用者们提供的异地的证明资料,当地的房管部门也无法核实其信息资料的真伪。2.档案利用的查询信息不够直观。过去查询条件仅通过产权人,产权证号能找到相对应的房屋信息,现在各地区房地产信息系统不断更新、完善,通过产权人姓名、身份证、产权证号、图幅地丘号、收件编号查询已不能满足利用者的需要。例如:用名字查询张三的产权,系统即显示该产权人名下的房屋、图丘号、座落及其房屋状态。利用者仅知道大的行政区域,具体到
4、本地区地图上哪个位置哪一幢房屋哪一层楼就不得而知。这直接影响到公安、纪检、司法、计生等部门的利用,办案过程中不能快速准确地确定查询房屋所在地,就有可能延误了案情。3.档案查询结果不够精准。档案利用者提供产权人、身份证号便可以准确无误查询出此人名下的所有产权,但对过去90年代前办理的房屋产权证未提供身份证的人员却无法准确界定。这些问题给很多工作,如:申请保障房资格的审定带来了一定的难度。4.5公民利用档案的权利与档案利用限制的关系。根据《中华人民共和国档案法》第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》第二
5、十二条规定,公民有查阅开放和未开放档案的权力,但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用中,如何把握对未开放档案的提供利用与限制利用的关系,因为没有可操作性的规定,很难把握。5.档案利用的方式。按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用,是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案,只要公民符合利用条件即可。而采用阅览、摘录实物档案在具体操作中也存在一定的难度和风险。遇到这种情况,采用复制方式出证,可以保证档案证明的真实性,但却不能满足利用者的需求。6.档案利用中的出证问题。房产档案
6、利用服务范围实现新拓展,档案馆出具的证明在解决户口、减免税费、贷款、申请保障房等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用,想方设法到档案馆骗取证明。如假冒未婚人员不提供配偶证件开具无房证明的;仿造减免税费无房证明减免契税等现象,有工作人员失误导致出错的因素,更多的是出证制度不健全、不完善的原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证制度,以规范出证行为,保证档案证明的真实性。三、对档案利用现状的对策分析1.5完善档案利用制度。各房产档案馆要根据《档案法》、《房屋权属登记信息查询
7、暂行办法》、《湖南省档案管理条例》、《房地产登记技术规程》等法律法规完善现有档案利用制度。对利用范围、利用方式、使用要求、利用手续、批准手续做出相应的规定和要求。既能简化档案利用手续,又要让档案工作人员有法可依,保证档案查询结果的严谨、真实、准确。出具档案证明应严格按专人调档、手工填写、经办签字、印鉴归口、领导审核的程序进行,证明文件应制定统一格式,由保密印刷厂统一制作,设存根和流水号,领用应有严格程序,做到有据可查,可以防止作假、出假证明的现象发生,从根本上堵塞管理漏洞。对不对外开放的档案应明确限制调
8、阅,在具体的接待利用中,工作人员才可以正确把握未开放档案的提供利用与限制利用的关系。针对复制方式出证不能满足利用要求的,可提供档案原件,但必须在档案馆提供专用的查阅室进行,查阅室要安装摄像头,对其查阅过程进行录像。防止涂改、损毁档案原件的情况发生。对司法、纪检等部门办案必须调阅限制利用的档案,必须经上级主管部门审批同意方可调阅。必须提供实物档案的,档案馆派专人调阅及陪同查阅。2.5提高档案工作人员业务水平和综合素质。房地产档案要满足社会的利
