企业推行档案信息化管理若干思索

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1、企业推行档案信息化管理若干思索内容摘要：随着我国信息化发展步伐的加快，计算机网络技术已经深入到企业管理的方方面面，且传统的纸质文档也逐渐转换为电子档案，因此档案信息化管理的重要性日益凸显，已成为当前电力企业发展中较为关注的话题。本文结合永州局科技电力企业档案数字化发展的实际情况，对档案信息化管理的相关问题进行分析与探讨。关键词：电力企业；档案信息化；意义；管理；方法中图分类号：C29文献标识码：A文章编号：随着我国电力企业的不断发展与完善，档案管理已经成为企业管理的重要一部分。围绕电力公司发展的整体情况，基于全局观念，进一步完善组织规划、制度规范以及信息化建设。通过科学的档案信息化

2、管理手段，更好地为电力发展提供保障，树立良好的社会形象，具有重要意义。因此，新时期的公司档案管理应奠定在“统一规划、分级管理”原则上，提高标准化与规范化建设。1、档案信息化管理的重要意义7随着我国市场经济的不断发展与完善，在电网建设、改造以及各种生产经营活动过程中，都涉及到档案信息资料，其中包括纸介质、磁介质、实物、声像以及电子文件等多种形式。对于电力企业来说，档案资料具有极强的利用价值，当前，永州局已有科技档案数字化处理工程项目410个，配电网工程12个，自身基建工程25个，专题档案（冰改工程）12个，一般工程8个，110kV变电新建及改扩建工程80个，220kV变电新建及改扩建

3、工程20个，35kV变电新建及改扩建工程80个，110kV线路工程89个，220kV线路工程28个，35kV线路工程56个。科技档案数字化处理7323卷，扫描文件66321件，扫描文件437884页（其中：扫描文件341944页，扫描图纸95940页），数据挂接66321件。只有实现信息化存储、数字化管理，并充分利用网络化优势，提高管理效率，才能更好地为电力系统各项工作顺利开展提供服务。2、档案信息化管理现状以当前电力企业发展的实际情况来看，全面构建信息化档案资源，已成为现代企业发展的必然选择，为企业发展做好后勤保障与服务。因此，为了更好地满足电力企业档案需求，发挥档案信息的重要作

4、用，档案管理工作中必须不断探索现代化手段，针对档案信息化建设进行不断尝试。以下对永州局科技电力企业档案数字化发展状况进行分析：（1）档案信息化普及率：在2011年6月13日进场前的数字化率为17.10%，当前数字化率已经高达90.92%，其中科技档案数字化率达到100%。7（2）经过实际抽检5个工程项目共351卷，4878件。进行了100%的抽检率，总合格率98.5%，经及时整改后，现合格率、影像准确率、影像索引数据匹配率、索引数据录入准确率各项指标约已达到了100%。（3）由于面临工作人员少、时间紧张、任务繁重等问题，在整个科档案回库时排放有些零乱，因此将整个库房7千多卷科技档案

5、进行了重新清点、倒架、排放。（4）在档案数字化期间，将科技档案借阅单进行全面清理，及时与借阅档案的相关单位、部门领导及专业进行解释与沟通，共催还了科技档案150多卷。3、优化档案信息化管理的有效方法3.1提高档案管理标准化与规范化只有不断提高档案管理的标准化、规范化，才能确保档案信息化管理工作的顺利开展，提升电力系统运行的整体水平，更好地为社会发展提供服务。2011年5月至10月期间，共收集、分类、整理工程项目档案1176卷，工程项目达56个，其中220kV变电新建工程1个150卷,110kV变电新建及改扩建工程4个144卷，35kV变电新建及改扩建工程18个280卷，220kV线

6、路工程1个12卷，110kV线路工程21个423卷，35kV线路工程8个98卷，冰改工程3个69卷，共录入科技档案案卷及卷内信息条目12740条。补录卷内信息条目近3000条，全部实行标准化、规范化管理，为电力系统各项工作的开展奠定基础。73.2发挥档案服务功能在进行电力档案管理工作中，应积极借鉴企业成功的管理方法与经验，将档案管理与办公自动化、计算机技术、互联网技术等相结合，完善电子文件归档与接收等系统功能，发挥电力企业信息网络报送和应用平台作用，逐步实现文件的电子化接收、归档、保管与使用。档案管理工作应该与企业发展的实际情况相结合，围绕企业的核心工作、主要目标等，发挥主动服务的

7、积极性，对电力生产、基建以及经营管理等全过程进行跟踪，随时收集档案信息，更好地为企业及各部门提供服务。7当前，在永州局科技电力企业档案数字化管理期间，已经接待来室查借阅科技档案100多人次，利用数字化档案42人次，其中送电线路专业人员利用数字化档案下载杆塔细明表、面平断图、征地资料（土地使用证、红线图、征地协议、青苗赔偿、森木赔偿等）17人次，变电专业人员利用数字化档案下载工程概算、设计批复文件、施工合同、施工验评资料15人次；电网、财务、审计、安保、冷局等部门利用数