会计信息化中如何编制会计分录.doc

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1、会计信息化中如何编制会计分录[摘要]在会计信息化中会计分录的编制与手工环境下会计分录的编制有些不同，特别是一些调整分录，在编制时一定妻根据财务软件的实际情况，结合具体实际问题来正确地编制分录，在会计信息化中只有会计分录编制的正确、合乎要求后才能真正充分发挥其应有的作用，更好地为信息使用者服务。　　[关键词]会计信息化；会计分录；编制　　　　　会计分录是根据借贷记账法“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则编制的，实行信息化后，有部分会计分录的编制与手工存在差异，需进行相应的变换才能保证会计信息的正确性，否则输出的账簿和报表等会计信息有可能是错误的，如：信息化中往来款项调整、费用冲减等事

2、项，在编制这些分录时应特别注意。　　如“天大天财”财务软件对往来款项采用对冲号的方式来核算，资产类往来科目只要借方有发生额，系统就会自动按“年+月+凭证号+笔数”生成一个唯一的对冲号，资产类往来科目只有在贷方有发生额时才能核销，并且核销时要输入对冲号以确定具体核销那一笔业务。负债类往来科目与资产类往来相反，只要贷方有发生额就会自动生成一对冲号，只有在借方有发生额时才能核销，核销时也要输入唯一对应的对冲号。这样在往来款项做调整时就应特别注意。　　例如：张三出差借款660元，做会计分录时如果误记为：　　借：应收及暂付款600元　　贷：现金　600元　　这时，做调整分录时就不能再补做一笔

3、分录：　　①借：应收及暂付款60元　　贷：现金　60元　　这样不是对原暂付款的调整，而是新生成了一笔新的暂付款，会造成核销时找不到对冲号，并且原始凭证上记录的对冲号与系统软件生成的对冲号不符。也不能全部冲销，然后再补做一笔正确的分录，因为这样也会造成对冲号不符的情况，正确的有两种调整方法：　　②贷：应收及暂付款-60　　贷：现金　60　　或：③贷：应收及暂付款40　　贷：现金　-600　　现金　660　　这两笔分录好像有违“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，这里我们不能把“借”和“贷”简单理解成会计分录中的“借方”和“贷方”，“借”和“贷”反映的是经济业务的来龙去脉，“借方”和“

4、贷方”只是复式记账的一种记账方法，只要符合复式记账的要求，能准确反映出经济业务的实际内容，至于只有“借方”或只有“贷方”并不于记账规则相矛盾，在会计信息化系统中，由于系统缺乏人的灵活性，只认数据不认内容，所以更没必要死强调“借方”和“贷方”，应该从业务内容的实际出发，灵活编制会计分录。　　如果对王某该笔业务误记为：　　借：应收及暂付款6600元2　　贷：现金　6600元　　这时有三种调整方法，具体会计分录为：　　④借：现金5940元　　贷：应收及暂付款5940元　　或：⑤贷：应收及暂付款5940元　　贷：现金—5940元　　或：⑥贷：应收及暂付款5940元　　贷：现金—6600元　

5、　现金660元　　针对以上各调整分录，笔者比较认同第③和第⑥种分录编制方法，因为这两种分录编制方法既正确地调整了“应收及暂付款”科目，又能正确地反映出现金科目的来龙去脉，贷方第一笔现金是冲销需调整分录中的现金，后一笔现金反映的是真实的付现数，这样从现金账上就可以一目了然，也便于出纳对账。　　关于费用冲减会计分录的编制，也应特别注意．如：某事业单位支付水电费6000元，会计分录为：　　借：水电费6000元　　贷：银行存款6000元　　后发现有400元水电费应由单位房屋承租人负担，并且已经收回了该部分款项现金400元，现有两种费用冲减分录编制方法；　　⑦借：现金400元　　贷：水电费4

6、00元　　或；⑧借：水电费-400元　　借：现金400元　　⑦和⑧两笔分录从理论上讲都能冲减水电费支出，但在信息化会计中第⑧笔分录更能反映出业务的内容，也便于分析统计，因为信息化会计中“借方”和“贷方”的数据信息存储在不同的字段中，如果采用第⑦笔分录的方式填制凭证，在统计水电费“借方”发生额时肯定会少算400元，导致产生错误的会计信息，第⑧笔分录就能很好地避开这种情况。　　同样道理，在编制其他会计分录时，也要既遵循会计理论的要求，使会计分录能正确地反映出业务的实际内容，又要充分地考虑到信息化会计中会计信息的取数方式及会计软件的要求，灵活编制会计分录，这样才能及时准确地产生各种会计信

7、息，真正发挥信息化会计的优越性。2