建设工程设计项目文件控制管理分析

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1、建设工程设计项目文件控制管理分析王丽静　武新娟（中国石油天然气管道工程有限公司）摘　要　以西气东输-陕京二线联络线工程为例，详细分析建设工程项目在设计阶段的项目文件如何控制和管理。主题词　设计项目　项目文件　控制管理－1－　我国从工业发达国家引进项目管理的概念、理论、组织、方法和手段，已历时20年之久，工程项目的管理经验和成效已收获不小。但是，信息管理仍被认为是项目管理中最薄弱的工作环节。通常信息指的是用口头、书面或电子的方式传输(传达、传递)的知识、新闻，或可靠的或不可靠的情报。声音、文字、数字和图像等都是信息表达的形式。建设工程项目的实施需要人力和物质资源，应该认

2、识到信息也是项目实施的重要资源之一。而信息管理则是这些信息传输的合理组织和控制。建设工程项目的信息包括在项目决策过程、实施过程(设计准备、设计、施工和物资采购过程等)和运行过程中产生的信息，以及其他与项目建设有关的信息，它包括：项目的组织类信息、管理类信息、经济类信息、技术类信息和法规类信息。项目的信息管理则是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流。根据国际有关文献资料介绍，建设工程项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流(信息沟通)的问题有关：建设工程项目10％－33％的费用增加与信息交流存在的问

3、题有关，在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3％－5％。由此可见信息管理的重要性。作为承包商，在项目实施过程中以上数据和记录的主要载体则是项目部与业主及项目相关方之间往来的与本项目有关的各类文件资料，包括项目合同、协议、报批文件、传真、信函、会议记录、备忘录以及在项目运行中形成的全部文字、图表、声像等各种载体的文件资料。在此统称为项目文件。因此项目文件控制在项目管理过程中也变得越来越重要。－6－本文以西气东输-陕京二线联络线工程为例，详细分析建设工程项目在设计阶段的项目文件如何控制和管理。一、编制文件控制程序，建立文件控制流

4、程项目部与业主间任何性质的通信联系都要按程序执行，首先按照文件控制程序中规定的文件编码进行编码，由项目经理和项目总工程师批准，项目文控或项目文控部作为项目来往文件和资料等信息的归口管理人员和部门，负责项目文件输入、输出接口的管理，实现项目信息传达准确、沟通及时。文件控制流程图见下表：二、明确文件管理任务分工和管理职能分工项目文件管理不是单纯某一个人或某一个部门应完成的工作，项目部内从项目经理、项目总工程师到部门经理、各部门兼职文控管理员，以及最终的文控部和文控工程师都具有不同的任务分工和管理职责。通常项目经理负责项目部发往业主管理文件的签发；项目总工程师负责项目部发往

5、业主技术文件的签发；部门经理负责本部门报批文件的签发；各部门负责本部门报批文件、信函、传真等编制及管理；文控部负责建立项目文件信息管理体系，制订文件编码系统，同时负责项目运行中所有文件的处理和最终归档。三、确定项目文件分类，进行文件编码－6－承包商与业主方可根据各自的项目管理的需求确定其文件管理的分类，但为了信息交流的方便和实现部分信息共享，承包商应尽可能作一些与业主方统一分类的规定，如项目的分解结构应保持统一。我们在西气东输-陕京二线联络线工程上进行的文件分类和编码就是按照与业主统一的项目分解结构和项目管理工作任务将文件进行分类的。如：项目文件按四级分类，分别是：第

6、一级：项目阶段，分为初步设计和施工图设计阶段。第二级：文件类别，分为设计文件和管理文件。第三级：专业和部门类别。在此分级阶段，我们根据本项目性质和实际情况，将设计文件化分为勘察、线路、工艺、电力、通信、经济等19个专业类别，将管理文件化分为控制、质量和文控等3个部门类别。当然不同的项目根据各自的项目情况、工作阶段和工作内容应有不同的类别划分。第四级：文件类型。这一层就是具体文件类型的划分了。根据我们项目实践的经验，此文件类型的划分不是越粗越好，也不是越细越好。因为过粗致使文件分类不细，管理不到位，文件查询不方便；过细也会使文件分类缺乏系统和整体性，给项目文件管理人员额

7、外增加工作量。因此文件类型要充分考虑各专业设计工作的内容，一方面考虑自己文件管理的需要，另一方面也要满足业主对设计文件测量控制的要求。这一层次，我们划分为目录、图纸、变更、技术规格书、说明书等14个类别。通过实践，这样的划分还是很有效果的。一个建设工程项目有不同类型和不同用途的信息，为了有组织地存储信息，方便信息的检索和信息的加工整理，必须对项目的信息进行编码。通常编码由一系列符号(如文字)和数字组成，编码是信息处理的一项重要的基础工作。文件编码有许多方法，这里我们选择了与项目文件分类一致的编码方法，文件编码由项目代码、阶段代码、文件大类代码、部门/