内控管理制度之操作手册-存货管理

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1、操作手册-存货管理1.存货分类及主档管理1.1.已明确存货的分类，存货存储的仓库归类与财务报表中的存货明细项目分类一致，保证财务报告存货数据与实物相关联。1.2.采购部门联合生产部及其他相关部门，编制各仓库库位图及库位说明，对仓库进行整理规划。实物仓库标识清楚,与库位图规划相符。1.3.所有存货按仓库分类存储，对贵重物品、关键备件、精密仪器和危险品的保管，实行接触限制。1.4.存货存放有序、摆放整齐、标识清楚，按存货存储要求建立和建全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。对危险化学品进行特别标识，单独存放，储存管理及领用，实行双人收

2、发，领用人员需具有安全作业资格证。1.5.存货主文档发生信息变更(指已经过审批且实物收发货操作的出入库单上信息进行变动，如品名、规格，数量等)时，变更人员制作反向单据经部门经理审核后冲销原错误单据，并制作正确单据按正常操作流程进行录入、复核。1.6.ERP系统内用户及权限实行申请审批控制，与存货业务无关的人员不得拥有存货主档数据录入与修改的权限。1.7.存货主文档信息发生变更时，系统中的存货基础信息与存货数量应分别由不同部门具有相应权限的人员录入。1.8.所有存货纸质档案都明确规定保存期限,由专人保管,存放地拥有防水、防火、防鼠、防

3、盗条件。2.材料入库2.1.制定进货检验制度,明确采购入库材料需抽样化验的范围,明确抽样方法，取样岗位,检验部门,合格参数；对无需化验直接现场检验的材料规定检验岗位。2.2.质检及采购方共同取样，填制取样单并签字确认。质检部门对样品进行及时检验，出具书面检验报告并经部门负责人复核。不需化验的材料由检验人员现场确认无误后在入库单上签字确认。2.3.仓库管理员依据请购单、采购订单/采购合同核实到库材料的品名、规格、数量，品4/4名、规格不符的拒收，数量超过请购单的部分拒收且同时在供应商送货单上标明实收数量并签字确认，仓库管理员保留一联送

4、货单备查。1.1.仓库管理员填制采购入库单，由仓库管理员、采购员签字确认；采购入库单编号连续唯一。仓库管理员在供应商《送货单》上注明《采购入库单》单号，并与入库单统一保存。1.2.仓库已接收的材料均于当日办理验收入库手续，录入ERP系统并登记财务账。1.3.收到合同规定领用前所有权归供应商的寄存物料，入供应商仓，及时进行备查账簿登记及管理。1.4.经检验有瑕疵的原材料，由质检部门负责人根据合格材料技术参数签发《不合格来料处理单》，生产部、油品部提出具体处理意见，确定退货的由油品部负责联络供应商退回；对建议让步接收的材料，应测算对公司

5、造成的损失，经相关领导批准后，油品部向供应商提出书面折让与索赔要求并跟踪处理。1.5.不接收的原材料与其他原材料分开存放，并标识清晰。由采购部门安排及时退回给供应商，仓库管理员对该部分原材料建立日志管理，并定期监督以确保及时退回给供应商。2.材料出库2.1.仓库管理员根据经使用部门负责人审批过的领料单进行材料发放。发放时，仓库管理员仔细核对领料单内容与实物。领用人在领用材料时，需在领料单上签收。2.2.仓库管理员根据经审批、领用人签字确认后的领料单核对系统信息，及时在系统内对领料单执行签字程序以扣减系统内库存，所有领料单必须在领用当

6、日在系统内执行签字。2.3.月末已领但未用完的原材料需进行退料处理，退料人编制红字领料单，纸质单据由领用部门经理审核，仓库管理员进行现场清点签字确认。仓库管理员于当月及时在系统内录入退库数量。3.销售出库3.1.仓库管理员复核提货人所持的提货单据,已经过销售部经理或授权人批准，没有批准的发货指令或提货单据不能作为仓库发货依据。3.2.提货人员在提货单上签字证明已收到货物，成品库装运人员核对签收人员身份。3.3.发货完成，仓管人员核对磅单与经审批的提货单（或销售出库单）一致并签字。每月4/4财务部成本会计在计算成本前检查当月所有销售出

7、库单据都已在系统内进行签字处理。1.1.公司门卫检查提货单经审批，核对无误在提货单上记录出厂时间并签字，准予出厂，保留提货单门卫联，定期将门卫联交财务部，由财务部核对所签提货单与实际装货放行一致。1.2.财务部成本核算员根据仓库管理员录入的已出库产品信息，对已确认收入的发货于当月结转销售成本，不符合确认收入条件的发货按企业会计准则——收入准则规定处理，将库存商品转入发出商品。2.存货成本2.1.销售、生产、油品及财务等部门应根据销售计划、生产计划等，定期会同协商确定各主要原材料的最低库存量或安全库存量标准，并由各参与人员签字确认，审

8、批后执行。该标准确定后，应根据需要定期进行维护和更新，并重新履行审批程序。2.2.对于毁损存货，应建立已报废存货的处置制度。仍可使用的或有价值的报废存货，收发过程应视同正常存货出入库进行管理，外购的和生产过程中产生的报废存货应分开存放