中央电大考试范围 办公室

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1、判断，选择办公室事物管理特征：服务性，分散性，专业性，主动性，繁杂性隔板高1.5米，办公桌15cm划弧形，传真机不宜用于发送：纸张太厚太薄的，有订书钉胶带的应去除，私人的保密的文件，占用电话时间太长的，感谢信，吊唁信电话响两遍立即接听，铃响6-7声在挂机误拆邮件：在信封上写“误拆”并签名，封上信口，把信件交上司道歉英文国外收件人姓名地址顺序：收件人姓名，职位，所在公司，部门名称，详细地址（房间号，路，街名，城市或地区，邮编，国名）寄件人：打印在信封的左下角，空出主格打印名片的使用：双手接名片，遇罕见字应请教对方，并行

2、礼致歉会议场所：圆桌型，便于沟通，自由谈话，口字型，U/V字型，教室型：以信息传达为目的会议记录要求：简洁，清楚，通俗清洁，发言不做记录停止笔录，关录音机值班工作制度：岗位责任制度，交接班制度，请示报告制度，安全保密制度值班工作任务：信息沟通和通讯联络，办理来访接待，处理突发事件，确保安全，承办领导交办事项印章用途：落款章：文书作者的落款处，表面有效性和法定性；更正章：文书中有错的改正后加盖；证见章：以他人名义出现得盖章作证；骑缝章：带存根的介绍信加盖连接处的骑缝线上；骑边章：同文多页沿边取齐均匀错开，从首到末骑各页

3、边加盖；密封章：文件封口处加盖；封存章：在封条上加盖以封存档案管理期限：永久，长期（16-50年），短期（15年以下）来访接待程序：热情迎送，认真听记，准确解答，及时处理简答＊受意：受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿

4、过程中的的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。方法：1备好记录本，记录指示要点2注意倾听用心判断指示的用意3必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话4有不同意见可公开提出，要言之有理，注意方式态度5接受指示后要不失时机贯彻实施＊进言：是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。方法和要求：⑴适事：紧急的事，重要的事，上司需知道的事

5、，发生了错误，疏漏需要纠正补救的事，反复思考确实认为是合理的事⑵适时：考虑时机，重大的，紧急的应优先进言，一般的事，要看上司空闲，心情好时进言⑶适地：看场合，工作上的建议可在公共场合会议上提出，对上司的提醒应在个别场合悄然提出，批评劝谏应深思熟虑后提出⑷适度：要注意掌握分寸报告的方式：口头和书面形式，重大情况，事项采用书面形式，必要时可附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，以供参考传达：文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读

6、文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。无论是正式传达和非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。方法1传达不走样，不可加进自己的意见2必要时可形成文字材料照本宣科3有些指示不宜直说可根据上司授意只传达大致意思4注意保密，不可再普通电话里传答保密内容的指

7、示5重要指示应要求被传达者复述一遍以免漏听或漏记上司不在时的邮件处理（可选择4项回答）1把需上司亲自处理的信件先保存并通知发件人已收到，告知对方何时能做答复2指明转送某部和人员处理，制作签收单，要求受到人签名，时间3授权处理时要在掌控情况下慎重办理，在复信上签名及职务并复印待上司过目4邮件过多可制作摘要表5上司每天打电话应掌握待处理邮件的内容，以便随时汇报6如有棘手问题可通过电话传真，及时请示7给邮包编写序号8把过多的邮件分类装入纸袋承办来信注意事项及来信受访的范围注意事项：1拆封信件前要检查信封邮票是否完好，对随信

8、件附记的证件票证支票等逐项清点，登记，保管不要随信下转，转发信件要保持邮票原信封完整2登记信件是书写工整字迹清楚摘录登记内容言简意赅，需呈送领导批示的要附信件呈阅单3对初次写信者承办开始要复信或回告承办情况，避免重信或越级上访4对于举报违法违纪的，申诉的涉及基层负责人的要转办的，只能将信件转交被举报申诉或涉及单位的上级或有关部门处理，不能转给被