2015年质量环境和职业健康安全程序文件汇编.doc

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1、版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-2015文件和资料控制程序SJY/QEO-B-01-20151目的为了对质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件进行有效控制，确保与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件处于受控状态，确保在使用场所获得有关的适用版本，防止使用作废文件，特制定本程序。2适用范围本程序适用于质量、环境和职业健康安全管理体系所覆盖的所有文件和资料的控制，如：管理手册、程序文件、作业指导书、外来文件资料等。3职责3.1管理者代表负责对本程序实施组织管理。3.2综合办公室负责本程序文件的编写、评审、修改控制以及管理体系文件的编号、发放，

2、是本厂质量、环境和职业健康安全管理体系文件的归口管理部门。3.3综合办公室负责将质量、环境和职业健康安全管理体系所有文件归档保管。3.4技术科负责产品标准、检验和试验、工艺等技术文件的编制、更改和管理以及负责技术性外来文件和资料的管理；3.5技术科负责设备管理、操作、保养和维护等技术文件的编制、更改和管理，以及负责各种设备使用维护说明书和图样资料等的管理。3.6综合办公室负责外来文件及本厂的文件发放的档案管理。3.7其它相关部门负责本部门文件的编制和管理及相关外来文件的管理。4控制程序4.1文件和资料的分类4.1.1质量、环境和职业健康安全管理体系文件：质量、环境

3、和职业健康安全管理手册、程序文件、质量记录、环保和安全记录、操作规程、作业指导书等。4.1.2外部文件和资料相关方提供的文件和资料、有关的法律、法规及要求、国家标准等。4.2文件的编号：综合办公室负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件的统一编号。4.2.1质量、环境、职业健康安全管理体系文件编号方法如下：a)管理手册：SJY/QEO—A—2015“SJY”为山西省教学仪器厂名称汉语拼音缩写；101版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-2015“QEO”为质量、环境、职业健康安全管理体系文件；“A”代表管理手册；“2015”为年代号。b)程序文件：SJ

4、Y/QEO-B-□□-2015“B”代表程序文件；“□□”为程序文件编号的流水顺序号。c)管理制度、工作标准：SJY/QEO-C-□□-2015“C”代表管理制度、工作标准；“□□”为管理制度、工作标准的流水顺序号。d)记录：JL-（□□）-□□-2015“JL”代表记录；（□□）为标准条款号。“□□”为记录的流水顺序号。e)外来文件本厂不再另行编号，仍用原编号或发布年代号。4.3文件和资料的编制、审批4.3.1质量、环境和职业健康安全管理手册：管理者代表组织编制，厂长批准。4.3.2质量、环境和职业健康安全程序文件：管理者代表组织编制，厂长批准。4.3.3其它文

5、件：各部门编制，副厂长批准。4.3.4记录表格：由使用的各部门专业人员编制，部门负责人审核，综合办公室批准并备案后方可投入使用。4.4文件和资料的发放文件的发放以部门适用为原则，严格控制文件的滥发，以利于管理并防止泄密，发放时对受控文件应加盖“受控”章。管理手册、程序文件的发放范围由综合办公室根据体系要求确定，管理者代表审批后，由综合办公室具体执行。作业指导书、操作规程及其它文件和资料由各部门领导确定，并报请管理者代表批准后执行。所有的体系文件需经管理者代表或最高管理者许可，方可借给本厂以外人员，否则不得外借。4.4.1发放和回收综合办公室应按照《文件发放登记表》

6、中规定的发放范围分发，并及时从使用场所回收作废文件，以保证使用现场文件的有效性。文件的发放和回收应详细登记，并要求接收人签字确认。4.4.2所有管理体系文件不得擅自复印，有关人员/部门额外需要时，101版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-2015应经管理者代表同意后，并按规定办理登记手续。4.5文件和资料的修订、换版4.5.1质量、环境和职业健康安全管理手册的换版a)质量、环境和职业健康安全管理手册的整本有一版本号，每一页也有一版本号。b)质量、环境和职业健康安全管理手册修改后一律采用单页更换，此页版本随之升高。c)质量、环境和职业健康安全管理手册正

7、式发布运行后一般在大幅度修改时换版一次，换版后、质量、环境和职业健康安全管理手册整本全部更换。4.5.2程序文件的换版a)程序文件整本有一版本号，每一页版本号同整本版本号。b)程序文件在10次修改范围内（含10次），不用换版，可在“版本/修订状态”条款的相应栏目内注明信息。如：修订状态用1，2，3表示；更改标识用▲1，▲2，▲3在更改条款前表示。b)程序文件经10次修改或需进行大幅度的修改时应进行换版。4.5.3如更改部位为个别字、编号、页角等笔误时，经管理者代表确认后可手写更改，该种改动每页不得超过两处，否则按书面修订手续、打印修订。对文件和资料的修改由相应的执

8、行部门提出