常用公文行文规范

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常用应用文行文规范运输部办公室 关于对应用文的基本认识一、应用文的概念和沿革史二、应用文的特点三、应用文的作用四、写好应用文必须具备的条件五、应用文的写作要求 一、应用文的概念和沿革史应用文是国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作、生产和生活中所用的，具有一定的惯用格式，运用非常广泛的一种文体。“应用文”这一名称是清代学者段熙裁提出的，应用文作为一种文体，有着悠久的历史。从文学发展的角度看，“甲骨文”是应用文的“祖先”，它是当时民间为了记载生产、生活的需要而产生的。随着社会经济的发展和国家的产生，除了民间的应用文日益丰富外又形成了大量的官方应用文。从周代的《尚书》中的典（制度）、谟（决策）、训（先王遗典）、誓（文告，告诫将士的一种言辞）、命（诏书）等文书到唐代、宋代的应用文大发展，到民国时期把文书分为十类（下行文分为令、训令、指令、布告、状、批，平行文为咨、公函，上行文为呈），除此以外，在民间还普遍使用“细约”、“分约”、“呈子”、“尺牍”等。解放后，1951年4月，政务院正式颁布了《公文处理暂行办法》把公文定为七类，提出了写作要求。1981年，国务院办公厅又发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》。 下行平行上行令训令指令布告状批咨、公函呈 二、应用文的特点1、写作目的上的实用性2、政治上的严肃性3、内容上的真实性4、使用上的广泛性5、格式上的规范性6、时间上的紧迫性7、对象上的针对性8、语言上的简洁性 三、应用文的作用1、有利于制定和宣传党和国家的方针政策，宣传企业精神和企业目标。2、有利于推动工作，规范企业行为，加强管理，提高效益，促进企业的发展。3、有利于教育干部、职工，建设社会主义三个文明，塑造高效团队。4、有利于企业内外部的信息交流，密切联系，加强协作，总结经验，改进工作。5、有利于人们交流思想，传播知识，相互协调，相互促进。 四、写好应用文必须具备的条件1、加强思想、理论修养，提高政策水平。2、熟悉业务，提高专业知识水平。3、熟悉应用文的写作格式。4、提高语文水平。5、提高调查研究的能力。 五、应用文的写作要求1、材料要真实。2、观点要正确。3、格式要讲究。4、安排要合适。5、语言要明确、简约、得体。6、表达要得当。 企业常用应用文1、报告2、请示3、通知4、会议纪要5、计划6、规章制度 报告报告，是下级向上级主管部门汇报情况所使用的文件名称，按报告侧重点的不同，可分为工作情况报告和工作进程报告两大类。 工作进程报告主要写明过程和工作进度，如各级政府人代会上的政府工作报告、企业的职代会报告、季度大会报告等。报告工作情况报告主要是反映工作过程中的情况和问题，如：总结报告、综合报告、调查报告、专题报告等。 行文规范开首：一段导语，提示报告的主要内容，然后写“现将情况报告如下┉”；主体：写明工作情况、发生的问题以及对于上级布置的任务执行情况等；结尾：今后工作意见和解决问题的打算。 请示请示，是向上级领导机关请求对某项工作或问题及时给予指示或答复的公文。 请示的写作和上报的要求1、要求一文一事，不能再一件请示中罗列几件事；2、请示只应主送一个需要他给予指示或答复的领导机关，不能多头主送，以避免部门之间互相推诿，造成不必要的混乱。3、请示不能同时上递下发。因为请示必须等待上级主管部门的批示，才能根据批示贯彻执行。 通知通知是一种应用比较广泛的知照性公文。在发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批准下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时，都可用“通知”。通知按其性质，可分为三类。告知性通知批示性通知指示性通知通知 批示性通知主要是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规、规章，如：《首钢总公司办公厅关于转发<北京市人民政府关于实施工作日高峰时段区域限行交通管理措施的通告>的通知》、《首钢总公司关于颁发<降成本、调结构等四个单项奖励考核办法（试行）>的通知》。 指示性通知上级机关在对下级机关的某项工作进行指示和部署，而又不适宜用“命令”或“指示”时可用这类通知，如《关于印发<2010年开展“爱献做”活动安排>的通知》。这类通知提出的要求要切合实际，语言表达要准确，文字要精练。对要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，怎样解决这些问题要写得明明白白。 告知性通知在传达和告知需要下级机关、平行机关或不相隶属机关知道或者办理的事项时用这类通知。如机构、人员变动，启用印章，召开会议，人事任免等。如《首钢总公司关于清理对天津市磨床总厂债权、债务的通知》、《关于首钢伊犁钢铁公司董事会及高管人员任职的通知》。 总体要求主题集中文字简洁要求明确内容具体对一些联合通知、补充通知或紧急通知，都应在标题上注明。如：关于**的联合通知。补充要求 会议纪要会议纪要是根据会议文件、会议记录以及其他有关材料进行加工整理而写成的概括性较强的一种公文文体。它具有通报情况并借以指导工作的作用。会议纪要类型决议型会议纪要综合参考型会议纪要 决议型会议纪要，只记载与会人员经过讨论或协商在主要议题上取得的一致性意见。它实际上具有“指示”、“决定”的性质，是有关单位和个人贯彻实施的文字依据。综合型会议纪要，不具有“指示”、“决定”的性质，既可归纳经过讨论取得一致意见，也可概述各种分歧意见。多适用于座谈会、经验交流会、学术讨论会等。 标题开头主体结尾一般写法： 按会议进行的程序，顺序写出主要情况；将会议内容概括为几个方面，一一分别叙述写法一写法二 计划标题写在第一行中间，字体要大些，通常包括单位名称、有效期限和计划的种类，如《运输部6月份生产经营计划》。如果认为计划不成熟，可以在标题的后面或下面加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”等。正文这是计划的主体部分，要求具体明确，言简意明。一般包括指导思想，总的任务、要求，具体的指标、措施和注意事项等。落款在正文的右下方应写明制定计划的日期。 ⑴简短的前言：要说明制定计划的指导思想、依据和本单位的具体情况。（也有不写前言的）⑵目的和任务：具体规定要完成哪些任务、什么时候完成，数量和质量上的具体要求，以及完成计划的具体措施、步骤和方法。⑶应该注意的问题，以及检查和修订计划的办法等。附表、附图和解释说明等。 制定计划的原则计划要有科学性、严肃性要走群众路线要实事求是 规章制度规章制度是国家机关、社会团体、企事业单位为了建立正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，依照法律、法令、政策而制定的、具有法规性或指导性与约束力的应用文，是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。它是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。建立和健全规章制度，有利于明确职责、协调工作、统一步伐，严格组织纪律，建立和维护正常秩序；有利于约束行为，规范道德，使社会成员得到教育和自我教育，增强文明建设；有利于企业加强经营管理，保证产品质量，取得更大的社会效益。 一、规章制度的种类和内容规章制度行政法规章程制度公约不同的类别反映不同的需要，适用于不同的范围，起着不同的作用。 类别文种内容和作用制发者举例行政法规类条例对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，具有法律性质的文件国家最高权力机关、最高行政机关（国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”）《中华人民共和国交通管理条例》《中华人民共和国居民身份证条例》规定对某一项行政工作作部分的规定，是法律、政策、方针的具体化形式，处理问题的法则国务院各部委、各级人民政府及所属机关《关于实行党风廉政建设责任制的规定》办法对某一项行政工作作比较具体的规定，包括处理某些问题的具体方法、标准同上《互联网信息服务管理办法》《环境行政处罚办法》细则为实施“条例”“规定”“办法”作详细、具体或补充的规定，对贯彻方针政策起具体说明和指导的作用同上国家外汇管理局公布的《审批个人外汇申请实施细则》是贯彻《中华人民共和国外汇管理暂行条例》有关条款而制定的详细规定章程章程政党或社会团体用以说明该组织的宗旨、性质、组织原则、机构设置、职责范围等的纲领性文件，具有准则性与约束性的作用政党、社会团体《中华全国总工会章程》《中国共产党章程》制度制度有关单位和部门制定，要求所属人员共同遵守的原则社会团体、企事业单位及其部门规则有关部门为维护劳动纪律和公共利益而制定的要求大家遵守的条规同上《联合国大会议事规则》《篮球规则》规程生产单位或科研机构为了保证质量，使工作、试验、生产按程序进行而制定的一些具体规定同上《三规一制》《安全生产逐级负责制》守则机关团体、企事业单位要求其成员遵守的行为准则同上《首钢职工守则》须知有关单位、部门为了维护正常秩序搞好某项具体活动，完成某项工作而制定的具有指导性、规定性的守则有关单位、部门《观众须知》公约公约人民群众或团体经协商决议而订出共同遵守的准则，队参加协议者有约束力人民群众、团体《首都人民文明公约》 二、规章制度的格式和写法标题标题应标明制发机关单位名称、内容和文种名称。如果所规定的规章制度是草案或暂行、试行等等，可在标题内写明，也可在标题下面加括号注明。正文正文内容多的分为总则、分则、附则。每一部分均可按内容的多少分列若干章节或若干条款，内容少的则不分章节。具名和日期制定和发布规章制度的机关单位名称，如果已在标题中出现，或者已在标题下面注明，就不再具名，日期也不需注明。由领导机关随公文发送的规章制度，也不具名。 三、制定规章制度的要求1)制定规章制度的原则2）要明确制定的权限3）写法要求 1)制定规章制度的原则①坚持四项基本原则，为改革、开放和社会主义现代化建设服务；②符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策；③从实际出发，实事求是；④贯彻民主集中制，充分发扬民主。 2）要明确制定的权限规章制度的制定有明确的权限规定。机关团体、企事业单位只能根据自己的实际情况制定本部门、本单位的规章制度。要注意不能超越权限、越级制定，并注意不能同上级已制定的有关规章相抵触。 3）写法要求①内容完备规范，切实可行；②篇章条理清楚，款项分明；③文字简练准确，明白无误；④对规定的事项，要求做什么，不做什么，语气要肯定；⑤行文要概括、周密，通俗易懂，便于记忆。使人看后明白“必须这样做，不许那样做”。