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时间:2018-07-11
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1、如何制作漂亮的文档(Word部分)点题篇首先要澄清一点,下面的文档本文不推荐。第一、规规矩矩的文档。接触过华为、思科、IBM、联想等等的不少内部文档。这些公司大多都CMM3甚至以上,所以内部文档管理相当规范,版本号、修改日志、文档索引等等该有的都有,一应俱全。最可爱的是浪爱(浪潮爱立信),页眉居然占页面的五分之一强,版本、修改记录、文档从属结构一应俱全,而且全部是E文···汗。其实写规范化文档是不用为排版操心的,因为能让自己看懂就可以了(看不懂也没什么~~嘿嘿)。第二、花花绿绿的文档。见过不少业内朋友发给我的建议书、方案书,一个月下来总有七八份。大概自我感觉不错吧,过
2、后问起我印象如何,我这人呢比较直,往往一句话“对不起,我帮你重新排版了”给人顶回去了,久而久之,化身大众排版机(郁闷)。倒不是我洁癖,而是某些文档根本就是各种资料拼凑起来的,看上去几百页洋洋洒洒,仔细看五花八门,什么都有,光表格样式就有N多种,图片五光十色,有实物型的、卡通型的、框图型的···总而言之,大杂烩。这样的文档是纯粹凑数的,没什么审美可言。规矩篇说到这里有人该扔砖头了,废话这么多,那你说的好文档是什么样子呢?咳咳···少安毋躁,不要着急,接下来我们看看一篇好的文档应该有哪些要素:第一、整齐。这个毫无疑问,文档是给人看的,当然要整齐咯,但实际并非如此。MS的O
3、FFICE有一些相当CAO蛋的BUG,打印预览和打印输出有时不能同步就是其中之一。这个BUG的后果是你本来排得好好的文档,打印出来却发现某个图不见了,或者某个图跳到别的页面上去了,总而言之给你添乱。怎么办呢?嘿嘿~~卖个关子先!第二、统一。一篇好的文档,不仅要字体统一、行距统一、编号统一,还要力求做到缩进统一、关键用语统一、表格风格统一、插图风格统一,如果有时间的话,强烈建议对表格和插图统一编号!另外,如果您喜欢用ctrl大法拼凑资料的话,建议付费收看看下面窍门篇:如何转换资料~~~嘿嘿~哼哼~第三、简洁。所谓简洁,就是你的文档打开的速度一定要快!我个人经验,一篇50
4、K左右,大约200页的图文文档,如果在普通256内存机器上打开时间超过10秒,此文档必定有问题!一篇好的文档,即使内容再多,图片再多,结构多么复杂,都不可能占用您机器上过多的资源。因此,如果你要等半天时间才能打开你的文档,如果你的文档打开很久了还无法显示图片,那你的文档就需要减肥了!下面的窍门篇里我会讲到怎么减肥,敬请关注!第四、友好。文档内容友好,跟软件界面友好同理,也跟人长得漂亮同理,都起到人见人爱的效果。具体到措施,就是编制人性化的目录结构,让读者一目了然,而且符合大多数人的阅读习惯。窍门篇嘿嘿,终于要说到主题了,不废话,直接卖干货:1、怎样开始制作一篇文档?当
5、我们想要制作文档的时候,一般已经有了相应的内容。不管是自己写的也好,别人写的也好,网上copy的也罢,总之内容我这里不是在上写作课,所以不用我们操心。假定我们已经拥有了需要填充文档的文本、表格、插图等内容。这样就有了第一个问题,我们怎么把已有的文本转移到新文档中?有人说了,这还不简单?直接copy过去嘛!我说:错!copy之前需要我们首先进行文本转换。因为制作文档之前,需要填充文档的内容一般保存在其他word或html文件中(也有在WPS、EXCEL文件中的),针对上述文档word的copy功能不仅粘贴文本,而且粘贴格式。不信你试验一下,选一篇网页中的文本,然后cop
6、y下来粘到word中去,会发现勤快的word不仅粘贴了文本,而且粘贴了嵌套表的格式,更有甚者连网页代码也会粘过来。这样的文档直接后果是造成doc文件打开速度奇慢,而且根本无法正常排版。所以正确的方法应该是首先打开一个记事本窗口,把需要填充的文本复制到txt文件中去,这样文本自带的格式、代码被统统去掉了。然后注意!一定要把记事本的“自动换行”关掉,这样等于去掉了多余的换行符,于是我们得到了一个纯净的文本内容。说到这里又会有人产生疑问,那你的表格和插图怎么办呢?我说先不管它!任何一篇文档的基础都是首先填充文本,其他的事情下面我们会讲到。2、怎样处理文档文本?上面说到我们得
7、到了一个含有纯净文本的txt文件。是不是马上要把这些内容复制过去呢?先不要着急。还记得我们说过文档内容统一的重要性么?由于文档内容可能是拼凑起来的,所以需要我们对内容进行处理,把一些关键字词统一起来,另外还要去掉冗余字符,这个工作交给记事本来做再合适不过了。首先要去掉一些多余的空格、回车符号。去空格简单,直接把空格替换成空字符就可以了。去回车比较麻烦,需要把文本遍历一遍,可以和统一全文关键字的工作放到一起干。做完这些工作,文本处理基本上就完成了,下面把记事本里的内容copy到doc文档中去,第一步OK。3、怎样整理文本?我做文档的心得是,在划分好章节
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