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1、浅议中职学校图书馆档案管理工作中存在问题及改进措施摘要随着信息技术的发展,大量的信息处理已经脱离了手工操作,在图书档案管理方面,传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。本文针对目前中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题,提出一些改进措施,便于更好地为图书馆的日常管理、学校的教学与科研提供服务。关键词图书馆档案管理问题改进措施一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题(1)重视不够。长期以来,相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区,认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是学校的主要工作,不能给学校创造经济效益,只要“
2、守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解,忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。5(2)设备太落后。学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化,图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作,不论是图书档案管理员、还是读者,要完成一项任务都需要花费很长的时间,耗费很大的精力。(3)制度不健全。中职学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责,但涉及档案管理的制度、职责较少,没有建立一套科学的档案管理制度,没有统一禄准,缺乏统一管理,很多文
3、件材料没有进行系统整理归档,管理棍乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中,档案材料涉及面广、内容繁杂,如果没有健全的档案管理制度,是很难保证档案材料收集完整。5(4)管理不到位。在中职学校,图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视,主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。中职学校图书馆档案管理大都是办公室人员兼职,并没有安排专人负责此项工作,而且大多数档案人员身兼数职,对档案管理精力投人不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。档案管理是一项复杂的工作,是长期
4、日积月累形成的,没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中,导致档案材料不完整和不系统;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室,档案无法集中管理,缺乏保护措施,不利于档案的管理。有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。(5)结构不合理。中职学校图书馆的文书档案材料较多,纸质档案最多,其它档案如电子档案的种类和数量很少,甚至没有。(6)利用不充分。图书馆是
5、中职学校的窗口部门,图书馆的工作会产生的大量具有保存价值的档案材料,为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料,对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后,许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用,造成了图书馆档案资源的浪费。二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施(1)领导重视。领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样,与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作,首先要积极争取领导对档案工作的支持。(2)指定专职档案管理人员并提高其素质。学校一方面要指定有责任心、能
6、吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设,加强对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创5造性。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案管理人员。此外,作为档案管理人员,也要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。(3)配备先进的软硬件设施设备。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划,配置足够的档案库房,库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等
7、现代化办公设备。以提高工作效率。在软件方面,应安装档案管理软件,把档案录人计算机,建立电子档案,极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力,以实现图书馆档案管理的现代化。(4)建立健全档案管理制度。建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性;第二,简明实用;第三,坚持制度约束的双向性,既约束领导又约束职工;第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。5(5)科学分类。一是党群类。包括上级文件
8、、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括各业务部门的报
