高等学校财务电子档案的管理分析

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1、高等学校财务电子档案的管理分析高等学校财务电子档案的管理是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受青睐。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。一、财务电子档案特点：财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现

2、代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。4、财务电子档案大多不能直接视、读，

3、需要借助一定的仪器设备予以复现;但易于计算、分析，快捷获得所需结果。5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。二、高等学校财务电子档案管理的状况高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸

4、质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的

5、形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等硬件设施得到了全面改善。三、高等学校财务电子档案的现代管理财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。(一)财务电子档案的收集博物馆档案管理问题与对策研究找出目前档案管理工作存在的问题，提出了改进档案管理工作的对策，为众多档

6、案管理工提供工作思路。一、引言当今企事业单位中，多数人觉得档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。事实上，档案管理工作对企事业单位的健康、平稳、可持续发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理要与时俱进，注重基础工作，提高单位管理者的重视程度，尤其是档案管理者的自身素质,才能适应新形势的需要。开创单位档案管理工作的新局面，不断地提升单位档案工作的管理水平是各企事业单位必须要做的一项重要工作，有些人认为，单位的档案管理工作无关紧要，对这项工作的重要性缺乏足够的认识。其实，这项工作对各企事业单位档案制

7、度的健康发展起着至关重要的作用。我们要立足本单位档案管理的现状，吸收和借鉴优秀的研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，使之走上科学化、规范化和法制化的道路。二、兵器博物馆档案管理工作现状分析(一)建馆时间较短、档案管理没步入正轨我校兵器博物馆于2006年底开始筹建，于2007年5月份初步建成，博物馆自建成以来，主要工作内容是完善馆的建设，包括展馆的装修工程、展品的征集工作等，虽然主管领导非常重视档案管理工作，但是由于博物馆的工作内容繁多，加之人员编制有限，致使档案管理工作一直没有完全纳入正轨。

8、(二)对存档工作缺乏重视性认为档案工作技术含量低，在单位中得不到真正重视，仅处于你移交我接收、你不交我不管等工作状态是各单位档案管理工作的一个共性问题。近年来，高校开始根据自身的学科特点兴建各博物馆，由于高校自身体制的影响，高校的博物馆服务一般仅限于校内师生或相关的教育系统，而且大多数实行无偿义务服务，致使档案管理人员主动服务观念及意识淡漠，档