试论如何提高企业档案管理效率

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1、试论如何提高企业档案管理效率【摘要】随着我国经济社会的快速发展，企业档案管理工作有了很大的进步。但要实现企业档案工作的持续发展就必须不断创新，与时俱进。实现企业档案管理创新的途径包括思想意识的创新、管理方式的创新、服务方式的创新和提高档案工作人员素质等各个方面。进一步加强和改进档案管理工作，深入贯彻落实档案法律、法规，全面细致、扎实认真地做好档案管理基础工作，牢牢掌握档案信息源开发利用工作,是全面落实科学发展观、建设和谐事业的一项重要的基础工作。【关键词】档案管理；问题；对策1.当前企业档案管理存在的问题目前企业

2、档案管理的水平普遍较低，主要存在以下问题：1.1管理意识不强，企业档案利用率低档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。61.2企业档案管理制度不健全档案管理不够规范。目前，在一些大中型企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：

3、第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。1.3企业档案检索效率不高档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。2.提高企业档案管理

4、工作效率的对策2.1现代企业档案管理工作的转变2.1.1档案载体的转变6在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。2.1.2企业档案的分类变化旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、

5、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。2.1.3档案接收和保管上也有所改变在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难

6、掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。2.2电子档案工作面临的问题2.2.1电子档案原件的真实性问题电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是6否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。2.2.2电子档案内容的保密性问题用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这

7、对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。2.2.3电子档案保笛的长久性问题随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。3.提高企业档案管理工作效率的建议3.1广开收集渠道，努力把好收集关企业档案的种类名目繁多

8、，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，明确制订文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。在这个过程中要把握两个重点环节。6（1）健全管理体制，发挥网络作用。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的