高雄市立各级学校档案分类暨保存年限区分表统一范本(草案)

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1、96年歸檔公文檔案號碼表高雄市立各級學校檔案分類及保存年限區分表高雄市政府教育局94年7月19日高市教六字第0940024559號函轉高雄市政府94年7月8日高市府本部二字第0940032499號函轉檔案管理局94年7月1日檔徵字第0940011876號函審核通過一、編制目的：為加強本市各級學校(含幼稚園)檔案管理與應用功能及減輕各級學校編訂檔案分類及保存年限區分表人力與時間之負荷，依各級學校產生之檔案屬同質性，統一編訂學校共通性檔案分類及保存年限區分表統一範本，以提供各級學校檔案管理沿用。二、適用範圍：本檔案分類及保存年限區分表統一範本

2、適用本市各級學校(含幼稚園)檔案管理應用。三、分類表編訂要項說明：（一）分類層級：採「類」、「綱」、「目」三層級區分。（二）分類項目：「０」校務行政類、「１」教務類、「２」學務類、「３」總務類、「４」輔導與諮商類、「５」人事類、「６」會計類、「７」實習就業輔導類、「８」社會教育及學校團體類。（三）保存年限：依檔案性質及價值區分為「永久保存」或「定期保存」。１、「永久保存」：具歷史性校史文件、重要財產管理、學籍管理、涉及個人權益之人事資料及其他應永久保存之檔案。２、「定期保存」：係指依檔案保存年限長短，在不同時期供機關因應業務執行或工作需要

3、，作為查考及與參考利用之文件，並依檔案性質及執行業務參據考量，其保存年限區分為五十年、三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。分類號類目名稱保存年限備註類綱目0　　校務行政類0　1　綜合發展01　01綜合業務5含秘書行政、政令宣導、校際交流、教育統計等相關資料0　102校務發展20校務發展基金、相關計畫及研究成果等相關資料01　03校務會議永久會議資料、紀錄及校務報告等相關資料0　104行政會議（報）永久行政會議（報）、主管會議（報）資料及紀錄等相關資料01　05視導與評鑑10專題、業務評鑑、研考、管制、專案計畫等相關資

4、料第2頁，共2頁0　106本機關自訂法規永久本機關法令、辦法、規章及釋疑等相關資料01　07他機關制訂法規10他機關法令、辦法、規章及釋疑等相關資料0　199其他102　校史0　2　01歷史文物永久校旗、校歌、畢業紀念冊、校刊、出版品及校服等相關資料0202校長移交業務200　2　03組織沿革永久含學校組織沿革、學校簡介、學校基本資料等0299其他36　　會計類6　1　歲計61　01概算、預算及追加減10含分配、動支、流用、結算等相關業務資料6　102收支憑證10含預算、預付、代收、補助款、受託款項等收支憑證等相關資料61　99其他36　

5、2　會計62　01會計報告、簿冊15含審核通知、決算、統計等6　202會計行政10含會計相關規範辦法等62　99其他3第2頁，共2頁