xx公司印鉴管理内部控制业务流程

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1、XX公司印鉴管理内部控制业务流程一、业务目标1战略目标1.1保证公司印鉴使用的合法性、安全性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生。2经营目标2.1保证公司各部门在各项经营活动能有序、及时、合法地使用印鉴，诚实、守信地参与各项经济活动。3财务目标3.1保证对外信息披露的公信力。4合规目标4.1符合国家印鉴管理的有关规定和公司内部规章制度。二、风险评估1战略风险1.1使用印鉴审批不严，分层审批不到位，使公司经营、筹资、投资活动不能顺利进行。2经营风险2.1不能及时、有效的使用印鉴，导致公司运行效率低，丧失商机。2.2印鉴被非法使用，审批不

2、严，导致公司财产、信誉遭损失，导致产生不必要的经济纠纷，承担违约风险。3财务风险3.1不按规定使用印鉴、保管印鉴，造成丢失、盗用、仿制等，公司遭受诉讼，产生预计负责，导致利润降低。4合规风险4.1违反国家印鉴管理规定和公司内部规章制度，受到处罚。三、业务流程步骤与控制点1印鉴的刻制1.1公司业务部门根据需要提出刻制印鉴申请单，报综合管理部审核。1.25/5公司综合管理部审核并按国家有关规定设计印鉴的形体和规格，将刻制印鉴申请单交公司总经理审批。根据国际、国内的印鉴材料和技术进步的情况，可以选用先进、适用的质料和种类。1.2.1公司印鉴刻制均须报总经理批准

3、。1.2.2总经理授权由综合管理部负责公司印章的统一申报刻制、发放启用、废止回收，监督印章的保管和使用等管理工作，1.3综合管理部凭公司介绍信统一到当地公安机关办理刻制手续.1.4公司综合管理部应指派专人进行印鉴的统一监印。2印鉴的启用2.1公司综合管理部建立印章发放、启用、使用、交接记录制度，公司应按该制度规定执行。2.2印鉴启用应由综合管理部事先颁发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。新印鉴要做好戳记,并留样保存,以便备查。3.2印鉴启用须有记录，注明印鉴名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3印鉴的保

4、管3.1公司各类印鉴必须分别由综合管理部和其他各部门依职权专人保管。公司应加强代表行政、财务职权的重要印鉴的管理。3.1.1董事会印鉴、法定代表人印鉴统一由董事会秘书或董事会办公室保管；公司印鉴及其他公司专用印鉴、钢印由公司综合管理部保管；各部门印鉴由各部门指定专人负责保管。3.1.2公司行政印章由总经理指定公司综合管理部专人管理，财务专用章、经济合同专用章由总经理指定公司计划财务部专人管理，人事调配章由总经理指定公司综合管理部专人管理。公司党、团、工会等组织的印章由各委员会决定管理人选。各部门印章由部门第一负责人安排专人管理。3.2印鉴保管必须安全可靠

5、,须加锁保存。特制印鉴要放在保险柜。印鉴保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门查处。4印鉴的使用4.1使用范围：4.1.1凡属以公司名义对外发文、报送报表等一律加盖公司印鉴；4.1.2凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印鉴；4.1.3凡属部门业务范围内加盖部门印鉴；5/54.1.4凡属合同类的用合同专用章；4.1.5凡属财务会计业务的用财务专用章。4.2使用印鉴，一律实行审批制度。4.2.1申请用印部门需用印章时，应先填写“用印申请表”。用印申请表应至少详细记录申请部门、申请人、申请日期、用印事由、拟用印鉴的名称、用印数、批准人和报送

6、单位。4.2.2按印鉴的重要程度和用途分别按级报部门领导、分管领导、总经理或董事长审批后，连同经审核的文件文稿等交保管人用印。涉及法律等重要事项用印章，须征求法律顾问的意见。4.2.3使用印鉴时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。印章管理员应对文书内容和印章使用权限相核对，对有可能危害公司利益、不合法或不合手续的应拒绝、提出异议或要求履行审批手续。用印权限分级掌握，按照“使用哪级印鉴，由哪级领导批准，并由其负责”的原则。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。4.2.4保管人在文件、文稿上用印的同时，应于“用印申请表

7、”上加盖使用的印信存档，并在《印鉴使用登记表》上登记，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期，由审批领导在该表上签批。印鉴应在综合管理部使用，不得擅自拿出综合管理部和随身携带，不得私用，不准委托他人代管。因异地执行重大项目或完成重要业务，职员需要携带印鉴出差的，须由公司总经理与职员签订授权委托书，并明确使用范围，并由综合管理部做好领用记录，并在使用时请示总经理，承担依法使用的责任，用后及时归还。同时应指定2人出差执行该重大任务，以使相互牵制，确保印鉴安全使用。4.3保持印鉴使用的严肃性。各类印鉴只限使用在正式公文、函件上，严禁在空白的信笺、介绍信、

8、合同上用印。5印鉴的交接5.1保管印章的员工变动岗位和离职的，移交印鉴须填制印章