资料室管理制度-18

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1、山东天弘化学有限公司实验室文件编号SDTH-HY／ZD-018-2015版本号第B版第0次修订文件名称资料室管理制度发布时间2015-07-01页码3/3山东天弘化学有限公司实验室资料室管理制度为保证实验室文件的完整、安全、保密，便于查找利用，增强资料的实用性和有效性，特制定本规定。第一章总则资料员，切实做好文件的收集、分类、整理、立卷、归档及印章的管理工作，保证文件资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。资料员形成书面台账与电子台账，建立资料入档与借阅流程。第二章立卷归档的范围最先获取文件、资料的员工为第一责任人，有责任按照文件

2、、资料的利用价值在获得质量负责人及技术负责人同意后，转交资料室保存。文件、资料范围包括但不限于以下资料：具有查考利用价值的原始记录、报告单、设备资料、图标、照片、联络单、电子文档、质量记录及与实验室经营建设活动有关的记录、会议纪要、各类评定、证件；实验室受控文件及非受控文件、任命、人事资料、总结发言材料、年度规划材料、经营计划、责任状、合同（协议、备忘录等具有债权、债务等明确权责的书面（双方签字或盖章）材料，以下统称合同）。资料分为机密资料与普通资料。机密资料包括但不限于以下资料：实验室受控文件、管理人员及各职能负责人人事资料、建设资料、管理规定、年度规划材料、经营计划、

3、责任状等涉及不宜公开的经营信息（包含电子版）。第三章资料的移交归档资料的移交应由移交双方签写交接单，交接双方应对资料进行检查、清点、核对，并履行签字手续。山东天弘化学有限公司实验室文件编号SDTH-HY／ZD-018-2015版本号第B版第0次修订文件名称资料室管理制度发布时间2015-07-01页码3/3各职能负责人形成或接收与本部室相关资料，收到七日内必须列明清单移交资料室备案归档，比如程序文件由质量负责人从中国合格评定国家认可委员会CNAS获取，并负责移交资料室；中国合格评定国家认可委员会CNAS红头文件由质量负责人获取后移交至资料室。所归档资料要求均为正本或原件，

4、若需归档复印件，则需书面说明，由实验室主任批示后进行存档。任何职能负责人和班组人员不得以任何理由拒绝归档。资料归档后若有更新，相应职能负责人要及时通知资料员及使用班组人员进行更新资料。各班组人员及各职能负责人必须严格遵守资料移交制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料。逾期归档给予10元/天处罚，造成损失的另行追究相关责任人责任。第四章资料的管理资料员分类建立资料台账，同时建立电子台账具备电子搜索功能，方便查找。资料分类存放、便于存取，整洁卫生、防火、防盗并定期检查，发现问题及时处理，确保资料资料的完整与安全。资料员要做到随时登记入账、随时归档。接待借阅时严格把关，确保资

5、料的归档、借阅流畅、安全与保密。资料归档前，资料员对资料进行划分，加盖“受控”或“非受控”标志。按照相应要求进行存放与借阅。归档时，应将同一资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等附属文件立在一起，在同一案卷中归档，不得分开。每份资料在右上角标注资料号，多份资料合订一本，于封面明确案号起始，资料台账中明确目录与之相应。每份存档的中国合格评定国家认可委员会CNAS相关文件必须保证最少有两套，可以对外进行查阅，若只剩两套或者两套以下文件不能对外进行借阅、提取，只剩三套文件可以对外进行借阅，多于三套文件可以进行提取。资料员每月25号进行资料的统计核对，履行制度。第五章资料的借

6、阅1原则上资料均可借阅、利用，借阅时间一般不超过七日。本着既能保守资料机密，又能发挥资料的利用价值的原则，资料借阅只面对实验室内部。机密资料一般不借出、不复制、不摄影。2普通资料的查阅，须登记并在资料室内进行。资料的借阅必须先经过资料员审核资料存档情况，符合借阅标准后借阅人填写《资料借阅单》。借阅本人或其它的资料，由质量负责人批准及资料员审批，借用人在资料登记本上登记后方可借出。如需继续借阅，必须提前办理续借申请，经质量负责人签批同意后，方可继续借阅。对于未办理续借手续逾期归档给予50元/天处罚，造成损失的另行追究相关责任人责任。3外单位人员借阅、提取资料的，须有其相关职

7、能负责人陪同担保，经以上批示山东天弘化学有限公司实验室文件编号SDTH-HY／ZD-018-2015版本号第B版第0次修订文件名称资料室管理制度发布时间2015-07-01页码3/3后，质量负责人、实验室主任逐级批准后方可查阅、提取。借阅资料需延期的，必须提前办理资料延期申请，经质量负责人、实验室主任逐级批准后方可继续借阅。5机密资料的借阅，经以上批示后，实验室主任批准后方可查阅。非本实验室人员不允许查阅机密资料。6借阅的资料要妥善使用、不得损坏、勾划、删改、加注、拆页、扫描等，防止丢失和泄密。如遇丢失或损坏，要及时报告资料室