酒店宴会预定工作

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1、第二单元d酒店宴会顶订王作学习目标1.能够熟练采用不同方式(直接或间接)接受酒店宴会预订。2.能够熟练掌握酒店预订流程。学习任务能够熟练进行酒店宴会的预订工作，并有效落实。情镜赏析某酒店宴会预订部的秘书小谢，第一次接到一家客户的大型宴会预订电话。在记录了宴会日期、时间、主办单位、联系人情况、参加人数、宴会的类别和价格、宴会厅布置要求、菜单要求、酒水要求等基本情况后，小谢就急忙带上预订单与合同书要亲自到客户的单位去确认。同事老关拦住她说"你最好请对方发一个预订要求的传真过来，然后根据要求把宴会预订单、宴

2、会厅的平面图和有关详细情况反馈给对方，并要求对方第二次传真预订。有必要时，还要请客户亲自来酒店看一下场地和布局情况，然后填写宴会预订表格、签合同并排入宴会计划O"ι小谢按照老关所说的程序把信息反馈过去，几天后，她接到了客户的传真。果然，这一次对方对宴会的布置、参加人数等要求均比电话所讲详细了很多，双方在价格上又进行了一番商谈。为了发展客户，争取客源，酒店最终同意给客户让利口客户交纳了定金并在规定期限的合同上签字，这个预订终于成功了O通过这次预订，小谢熟悉了大型宴会预订的程序与方法。思考问题请分析小谢先前

3、接受宴会预订工作时有哪些不妥的地方?分析总结一般宴会的预订通常需通过酒店宴会预订部来进行，可采取客户上门预订、酒店上门征订和信函、传真预订等方式O在以上实例中，用传真方式预订比较简洁、明了，也僧101宴会设计]J斗匀nhuiSh可产很方便，订金可通过汇款收取，有的考察场地需要客户亲自上门O对宴会的预订，一定要按规范的程序进行，其中比较关键的是宴会厅面积与出席宴会人数的比例、场地的布置、菜单的选择等环节。酒店或餐馆的宴会厅或多功能厅每天都应有活动记录，列出酒店全部营业用宴会场地，计算出不同的比例，以供不同

4、的宴会使用。比例越合理，宴会的赢利程度就越高O因此，在与客户商讨宴会场地时，一定要让对方先看场地平面图O在以上实例中，小谢最初要去客户处确认时未考虑到宴会厅的平面图，说明她对于这个环节还不熟悉。宴会厅的布置应尽量按客户的要求进行，因为宴会环境的好坏直接关系到客户宴请活动的成败，同时也属于宴会预订的重要内容。菜单的预订要根据客户的需要灵活掌握，但一定要了解客户的饮食习惯。一般来讲，宴会的菜肴要求外表美观、加工不太复杂y容易批量生产以及口味大众化。酒店宴会预订是一项具有较强专业性而又有较大灵活性的工作。宴会

5、预订涉及的事情相当繁琐，为了避免在具体安排中出现差错，要求宴会预订员对宴会信息情况要了如指掌(如场地具体尺寸大小、可容纳人数、台型、价格、宴会类型和竞争对手信息等)。宴会预订要保持客我单线联系，即由专门的一个宴会预订员跟进宴会洽谈、组织、策划、实施、结算收尾的全过程，这样能最大限度地保证客我信息的有效沟通，更有利于提升顾客满意度。一、宴会预订方式(一)直接预订(面谈)直接预订的程序，其流程如图2-1所示:客人提出预订直接预订程序直接预订是宴会预订较为有效、实用的方式。在宴会规模较大、宴会出席者的身份较高

6、或宴会标准较高的情况下，宴会举办单位或个人一般都要求当面洽谈，直接预订。酒店宴会销售员或预订员应根据客人要求详细介绍宴会场地和所有细节安排，如厅堂布置、菜单设计、席位安排、服务要求等，应尽量满足客人提出的各项要求，并商洽付款方式，填写宴会预订单，记录预订者的联系地址、电话号码等以便日后用信函或电话等方式与客人联络。{二)电话预订客人用电话、信函、电传等间接方式，不能当场收取定金的预订，其流程如图2-2所示:图2-1""酒店宴会预订工作'~1~'图2-2间接预订程序电话预订是另一种较为有效的宴会预订方式

7、，常用于小型宴会的预订，查询酒店宴会资料、核实宴会细节等，在酒店的常客中尤为多见。此外，大型宴会面谈、宴会的落实或某些事项的更改等通常也是通过电话来传递相关信息的。与直接预订相同，预订员应在电话中向客人介绍、推销餐饮产品，落实有关细节，填写宴会预订单等。除上述两种主要的宴会预订方式外，客人还可通过信函、传真等方式来进行宴会预订，酒店应想方设法与客户联络，尽力扩大宴会销售业务，努力提高宴会设施利用率，从而为酒店创造良好的社会效益和经济效益。{三)政府指定性预订政府指定性预订，其流程如图2-3所示:图2-3

8、政府指定性预订程序政府指定性预订是指政府机关或主管部门在政务交往或业务往来中安排宴请活动而专门向直属宾馆、饭店宴会部发出预订的方式。常用文件下达计划或由专职工作人员将书面预订计划亲自送给宴会预订员或宴会部经理。二、宴会预订程序(一)宴会预订的准备工作1.掌握与餐饮服务有关的资料宴会预订员要熟悉酒店会议室、多功能宴会厅的面积、布局、接待能力及各项设施设备的使用功能情况:掌握各式宴会菜单的价格和特色，以各类食物、饮料的成本:掌握餐饮部根据淡旺季