档案数字化建设现状及对策

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1、档案数字化建设现状及对策摘要：信息技术的不断革新带动了各行各业的发展，为各行业发展带来诸多便利，尤其对于信息量较大的档案工作，档案的数字化建设极大的促进了档案工作的效率，提高了档案工作管理水平，然而档案数字化工作的开展也同时给目前管理工作带来诸多的麻烦，工作方式的转变，导致很多管理人员不能够很快的适应，本文就当前档案数字化进程中常见的一些问题进行分析，并提出相应的对策，以供参考。关键词：档案管理;数字化管理;现状；对策信息技术的高速发展，带动了各行各业的发展与变革，档案管理工作的数字化发展亦是其发展的必然趋势，并且逐步成为档案管理工作的现代化的标志之一，传统档案工作由于涉及范围较广，内容繁

2、多，工作量较大，经常会耗费大量的人力和物理，并且资料的储存与维护也需要投入较大的资金，加大了档案管理工作的难度，信息技术与档案工作的结合，极大的简化了工作程序，提高了档案管理工作的效率，是未来档案管理工作发展的大趋势。一、档案数字化管理的意义1、提高经济效益6过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。2、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以

3、组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。3、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。二．数字档案信息安全管理面临的主要问题1意识问题6目前，档案从业

4、人员信息安全保障意识还很淡薄，数字档案信息安全管理这一重大问题，广大公众知之甚少，毫无感觉。他们在频繁的使用、查找数字档案信息的同时却没有明显的感受到那些现在存在的数字档案信息可能会消失。即便是档案管理人员也缺乏安全管理意识。没有主动的探讨或者进行研究。档案从业人员保障意识的缺乏，导致数字档案信息安全保障工作的理论和实践都缺乏坚实的基础。2技术问题信息技术的快速发展，也使数字档案信息安全在技术层面面临许多问题。一信息安全技术的发展解决了一些数字档案信息安全保障问题。另一方面，信息技发展又为数字档案信息安全保障带来了新的问题，又需要信息安全技术的更进一展。数字签名、数字水印等，是常见的数字档

5、案信息的识别和鉴别采用的技术，每一种都各有优缺点，选用一种还是几种，多种技术的互相配套机制如何，这些问题都有待进一步解决。3管理问题6当下档案管理工作的水平还处于比较落后的状态，虽然数字化档案安全评估工作已经引起了全社会企事业单位的重视。但是安全评估和风险管理水平不高，也是我们当前所必须面临的困难。其次日常操作不规范，主要表现在以下三个方面：一是岗位职责的划分不明确。主要体现在操作者在业务操作过程中权限混乱，有越岗、代岗的现象出现。二是操作人员不经允许擅自修改计算机设置，私自在计算机上安装与业务无关的软件，这样将会很容易造成操作系统的瘫痪。三是操作人员在设定业务系统的密码时过于简单或长时间

6、部队密码进行修改，长此以往这将会导致非操作人员很容易的进入业务系统，将会导致信息的丢失或是进行档案的修改，从而档案的安全性将会没有了保障。如果操作人员缺乏安全知识，“有什么问题由网络管理员管”的依赖性，没有充分认识到不规范操作所产生的严重危害，容易违规操作。4人才问题管理档案者是保障数字档案信息安全最为重要因素之一。数字化档案管理的人才在当今相对缺失，在选择人才的过程中既要考虑到档案的安全管理保障，又要考虑到该人使用计算机的熟练程度和档案管理的专业技能。因此，当今社会档案管理的人才还是比较缺失的。此外，档案专业人才的流失，也是人才缺失的因素之一。目前，现有档案队伍整体素质较低，掌握知识陈旧

7、。至今绝大多数档案管理部门在挖掘本部门数字档案信息安全保障人才方面的工作不到位，没有进行有效、专业且有针对性的指导，关于建立数字化档案信息安全体系还不够完善，对档案工作的重视度不够。这些因素都制约着数字信息安全保障体系的建设。此外，在实际的数字档案信息安全保障体系建设过程中，档案管理部门的观念还存在着诸多的误区。6三、完善档案数字化管理的对策1提高对数字化档案管理工作的认识程度数字化档案管理工作改变了以往传统的纸质档案工