行政前台工作流程

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1、行政前台工作流程（一）环境卫生的保持和检查工作流程：1、每天早上9：00和下午17：55检查公司前台区域（包括洽谈室、前台桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；2、保持办公区空气清新；3、每天下午1：00去楼下报箱拿当日报纸，进行剪报（包括所有酒类广告），每月定期交给市场部门。当地报纸整理归纳至报夹，将更换下来的报刊统一放置，废弃报纸定期以废品处理，所得费用交由行政经理。注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；2、报刊杂志整

2、理整洁有序，废旧报刊处理及时。（二）接待——客户来访工作流程：1、客户进门面带微笑并热情询问来访事由；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；4、准备招待茶水饮料；5、通知相关工作人员有人来访；6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持洽谈室的整洁；8、若来访者要找的人不在，

3、记录下来访者的联系方式、需转告事宜，及时通知相关人员做回复；9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；3、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。（三）电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；2、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；3、对方所要找的人不在时，应询问

4、对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；4、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；5、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；6、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。7、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；3、如遇

5、信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息（四）日常饮用水的管理工作流程：1、每天早上上班时间查看办公区域的饮水机上的饮用水情况，如果发现每台饮水机周围少于两桶水，要及时通知饮用水的供应商进行订购；2、每两个月定期通知供应商进行饮水机的清理；3、供应商送来水后，给供应商水票，如果水票快用完了要及时到行政部门申请钱购买水票；注意事项：1、要定期看公司饮用水的使用情况，及时定购，不得缺水；2、每次结算要清楚；3、要定期叫供应商清理饮水机；（五）电表查询管理工作流程：1、为了确保公司设备正常运转，每

6、日早上查看公司电表，如果少于100个字要及时通知行政部负责电表人员充值；注意事项：1、每日要查看电表，及时通知行政人员充值；（六）考勤机管理工作流程：1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；2、每月30/31日将门禁考勤统计数据导出，并传给人事部门做考勤；注意事项：1、考勤统计数据及时传给人事部门，不得私自修改记录；（七）快递的收发与结算管理工作流程：1、前台收/发快递应及时在《快递签收单》/《快递发送单》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内

7、容等；并要收件人和发件人本人签字；2、前台将《快递签收单》和《快递发送单》以及发件底单保存，以便需要时查询。3、每月月底核对顺风发件明细单，核对完后将顺风发票交给行政部负责人员结账。注意事项：1、详细填写《快递签收单》和《快递发送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发快递的具体内容；2、及时转交给相关人员；（八）办公室临时安排的其他工作