秘书人员工作准则-职责和工作内容

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1、秘书人员工作准则1秘书资质的条件对于秘书资质之要求，基本上有下列几点：⑴必须健康⑵必须明朗⑶能随机应变采取措施⑷是人际关系之润滑油⑸必须热衷工作2秘书立场之自觉⑴贯彻助理任务⑵不要脱离权限⑶保守秘密⑷狐假虎威之敌吧！⑸不要失去温柔、亲切的态度3秘书的职务与形态⑴附属于小组(team)之秘书⑵附属于个人之秘书⑶附属于复数的秘书⑷附属于部门之秘书⑸兼任秘书⑹临时秘书4理解上司⑴上司的地位与权限⑵上司之职务内容⑶上司之公司内关系⑷上司之对外关系⑸上司个人之特性（经历、性格、特殊技能、兴趣、嗜好、运动、著作、得奖、社交活动）5了解本身之性格⑴诚实（能设身处地、举手投足都是由衷而发吗？）⑵机智、灵敏（

2、偶发情况，能迅速采取随机应变措施吗？）⑶积极性（有主动、努力解决问题之意欲吗？）⑷致密性（即使是细微的事情，也能够建立系统、好好思考、正确地进行吗？）⑸秘密保持力（能够注意、不胡言乱语地将自己所得知工作岗位上的情报向别人诉说吗？⑹协调性（能够不固执自己的判断、行动，也采纳别人之意见吗？）5了解本身之性格⑺正确性（自己的判断、行动、措施是否正确？）⑻创造力（可以主动地采取新的做法与想法吗？）⑼责任感（可以任重致远、坚持到最后吗？）⑽明朗（可以开朗地、以微笑待人接物吗？）⑾计划性（可以订立计划而实行吗？）⑿礼仪（能够注意礼节、规范吗？）⒀修饰边幅（有无予人不快之感的化妆、服饰吗？）6如何予人好印

3、象⑴必需健康①过规则正常的生活（饮食、休息、睡眠、过度的运动）。②保持清洁。③无论何时不要闷闷不乐。④必要时会懂得谋求转换情绪。⑵注意态度、表情①伸直背脊。②不要失去表情（特别是微笑）。③注意口臭。④近视的人，面对对方时要注意视线。6如何予人好印象⑶留意服饰①服装、发型、化妆等，不要有损公司之形象。②穿着制服时，要整齐地穿好。③不要胡乱追求流行。④注意修饰边幅。⑷使用温柔的、爽快的说法与言语措词。7和讨厌的人接触时⑴研究一下讨厌感的原因⑵了解其私生活⑶了解其兴趣、嗜好⑷试试看缩短心理距离⑸侧面交往8学习幽默感⑴客观地看待自己⑵学习一般的常识⑶持有同情心⑷不要失去微笑9应该经常放在手边之书籍⑴

4、国语辞典、英汉（汉英）辞典。⑵六法全书。⑶本公司各种历年统计资料。⑷同业名录、顾客名录。⑸本公司上下游公司及卫星工厂名录。⑹有关金融机构名录。⑺有关英文、中文书信写法之书。⑻有关邮政、电信的书，国际电信电话之介绍。9应该经常放在手边之书籍⑼国内地图、主要道路图、外国旅行导游。⑽有关婚、丧之书，有关礼仪之书。⑾电话簿。⑿电话、地址摘录簿。⒀情报源、资料源之记载。⒁来客簿。⒂上司所参加社团之名簿。10秘书之工作⑴上司之时间管理①作成预定表。②调整、确认预定表⑵上司工作之辅助业务①出差手续、出差后之善后事宜。②外出之送行、出迎。③饮食之照料。④有关贺、喜、丧事宜；赠答、损赠事宜。⑤会计、经理事务、

5、物品购入、筹措、供应事宜。⑥集会之准备、营运。⑦公司内各种联络。10秘书之工作⑶文书、资料、情报管理①收发文书之处理。②资料之分类处理。③情报之分析、报告、处理。④文书、资料、情报之处理、追踪、归档。⑷访问者、电话之接待①访问、会面预约、取消、变更等之操作、联络。②代理会面。③电话之接收、应对。④接待后续工作之记录、报告、处理。⑸室内之情报整理。⑹其他业务。11上司之时间管理⑴制作几个预定表①每日预定表②每周预定表③每月预定表④全年预定表⑵经常不断地编入、变更新的预定表。⑶已成定例之会议与行事，最先记入年间预定表、月间预定表。⑷制作每周预定表时，把本周四或周五订为目标来调整次周之预定表，并让

6、上司确认。⑸作每月预定表在上月月底前；每周预定表在上周末前；每日预定表在前一日下班前，变要完成并让上司过目。11上司之时间管理⑹制作每月、每周、每日之预定表时，特别是会议或与公司内外之人的面谈，不仅要直接与上司商洽，还必须与其他的高级干部或其秘书连络，决定日程及并记入预定表中。⑺要确认会议、集会、会面接见之场合，能否使用必要之房间，并决定是否使用。⑻上司之预定，要与公司内有关之部门连络。⑼星期日、国定假日之预定也要记入预定表中。⑽预定表中，经常使用之词语。⑾突发的、临时的日程要与上司商洽，必要变更、调整时，要提早与各有关部门连络。12上司出差日程管理⑴订立出差日程时，应考虑事项：①应办之事为

7、何？②期间多久？③何日、何时应到达目的地？何时该出发？④应选择何种交通工具与路径？⑤住宿于何处？⑥到达目的地后之日程安排为何？⑦要携带何物？（资料、货样、会议记录等）⑧上司之意见、希望为何？12上司出差日程管理⑵作成日程表时之工作：①作成明细之日程表、旅程表。②调查出差规程、旅费规程。③预约并确保交通工具、旅馆。④确认会面及会合之约定。⑤复检必要携带品。⑥日程表、旅程表无庸置疑应递交上司及有关单位，而最好上司