武档〔2016〕13号

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1、武档〔2016〕13号关于印发武汉市纸质档案数字化实施细则的通知各区档案局，各部门、专门档案馆，市直各单位档案部门：为提高全市数字档案馆（室）建设水平，规范全市纸质档案数字化工作，我局根据国家、省有关纸质档案数字化标准规范，结合武汉市档案工作实际，制订了《武汉市纸质档案数字化实施细则》，现印发给你们，自2016年5月1日起实施。武汉市档案局2016年4月19日—21—武汉市纸质档案数字化实施细则1制订依据为规范全市纸质档案数字化工作，确保档案实体与数据安全，提高纸质档案数字化成果质量，根据《纸质档案数字化技

2、术规范》（DA/T31-2005）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《湖北省纸质档案数字化操作规程》等标准规范，制定本细则。2适用范围本细则规定了纸质档案数字化加工的主要流程及技术指标，适用于武汉市各级综合档案馆、部门档案馆、专业档案馆及向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业事业单位，其他单位可参照执行。3基本原则3.1统筹规划，分步实施纸质

3、档案数字化应坚持全面有选择的策略，确定纸质档案数字化范围。根据馆（室）藏档案重要程度、破损状况、利用需求等条件进行统筹规划，有计划有步骤的实施。优先建立涵盖全部馆（室）藏的档案案卷级和文件级目录数据库，优先数字化国家重点档案、重要全宗档案、涉及民生的专业档案、高利用率档案及破损严重档案。原则上—21—文书档案、专业档案、科技档案、照片档案及重要的会计档案都应纳入数字化范围。纸质档案数字化过程中应保持原有档案全宗或目录的完整性，不能出现零散抽取、结构不完整的情况。3.2加强管理，保障安全按照“安全第一，预防为

4、主”的原则，采取科学的安全管理措施，应用较为先进的技术手段，建立责权明确、覆盖纸质档案数字化全过程的岗位责任制。对数字化对象实行审批制，数字化各环节应有当事责任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案实体与信息安全。涉密档案的数字化按照国家相关规定执行。对进行数字化的档案实体，在拆装、整理、修复等过程中，应遵循最小干预、保持原貌以及适应性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化对档案实体可能造成的损伤。3.3凸显凭证，确保利用纸质档案数字化应遵循相应标准规范，采用适当的数字化技术，执行规范的质量控制体系

5、，捕获必要的元数据，准确的获得数字化副本，确保数字化副本真实、完整、可靠、可用。纸质档案数字化后，尽量以数字档案副本代替纸质档案提供利用，纸质档案封存保管，一般不再提供利用。3.4加强协调，夯实基础纸质档案数字化工作应明确责任主体，相关部门各负其责，协调配合，共同做好纸质档案数字化工作。要落实好“数字化带动战略”，把夯实档案基础工作与数字化工作相结合，在数字化之前开展纸质档案整理、鉴定、修复等—21—前处理工作，提升纸质档案管理水平，为提高纸质档案数字化质量打好基础。数字化加工可根据自身的实际条件，采取外包

6、、自行加工等模式。4组织及与管理4.1管理制度应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、安全管理等方面制度。4.2档案数字化外包以外包形式进行纸质档案数字化工作的，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）第5章的要求评估数字化加工企业

7、的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。在项目实施工程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。档案部门应指派专人参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。—21—数字化服务机构应接受委托单位及保密工作部门的保密审查和指导监督，每次招标完成后，数字化服务机构均应在开工前与

8、委托单位签订保密协议。4.3机构及人员管理应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉工作的操作人员等。应通过科学