信息化发展下如何做好档案管理工作

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1、信息化发展下如何做好档案管理工作[摘要]档案作为一种直接的史实记录，具有社会性、价值性、政治性等特点。档案管理工作对企业、城市甚至国家都有重要的意义。档案管理工作除了具备当下的价值意义与现实意义，更具有长远的历史意义。近年来，随着信息技术的进步，国内档案管理的信息化建设被提上了议程。然而在信息化的档案管理建设中，风险问题也逐渐显露。档案管理信息化作为一项风险很高的项目，相关责任者必须要重视档案信息化建设的风险管理作业。中国1/vie　　[关键词]档案管理；信息化建设；风险管理；评估方略　　中图分类号：G270.

2、7文献标识码：A：1009-914X（2017）03-0326-01　　一、档案信息化建设　　（一）档案管理信息化建设的含义　　信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术

3、的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。　　（二）档案管理信息化建设的可行性　　随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分企业机关的档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。企业对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了各部门对档案管理的重视，对档案管理信息化

4、的建设具有非常积极的意义。　　二、档案管理信息化建设发展中的风险评估　　（一）档案信息化建设的风险评估　　风险应对的前提是风险评估，它既是对识别出的风险进行测量，通过风险分析工具，技术以及风险类别的掌握分析风险的影响和损失和风险级别，给出一定的概率。简单来说，就是风险量化。对于档案信息化建设的风险评估可以从一下几个方面入手：1、将风险识别出来的风险数据化，构建清晰明了的的档案信息化建设的因素表；2、确定各种风险可能发生的概率；3、将风险评估出来的风险总格分析评价，分成不同的风险等级　　（二）档案信息化建设的风险

5、识别　　风险识别就是归类和分层找出档案信息化建设中的风险，这些风险因素主要有：一是认识观念上的风险。一些部门或相关领导将档案信息化等同于技术改造，认为信息化可以解决档案事业发展中出现所有问题；二是风险评估的人员数量。对信息化管理可能出现的风险没有正确的认识，以及风险评估工作流程尤其是评估过程中的相关方法需要进一步完善；三是管理制度上的风险[1]。因为管理人员的疏漏或是失职引发的风险，操作管理不当甚至恶意泄露管理账号等；四是系统安全风险。管理系统受到外来攻击，病毒扩散、黑恶入侵等；五是管理制度风险。因法律观念以及

6、建设的滞后，未能严格有效的制定信息化管理制度，为不法分子带来可乘之机；六是物理风险。计算机硬件的管理制度疏漏引发的风险，例如自然灾害电路事故引发的数据信息丢失问题。　　三、信息化发展下档案管理工作中存在的问题　　（一）领导干部的管理意识　　由于对单位干部档案工作的重视程度，对员工的工作也有相当大的影响，并直接影响着档案工作，由于历史的原因，《档案法》长时间的搁置，不重视档案管理的决定，结合意识，在单位中发挥重要的作用是模糊的，往往是不足够的了解。重要的是做到这一点，特别是资金的分配应该提供材料，人员和其他方面缺

7、乏真实，直接影响档案管理。　　（二）档案管理体制不健全　　严格执行劳动纪律规定。要确保规范化、推进程序化工作，严格作风是确保档案管理水平的重要指标。总之，档案工作包括收集、识别、存储、统计等方面的工作。一个环节应建立档案管理制度，如系统人员岗位责任制，文件安全存储系统，确保档案管理工作的顺利进行。但是，一些单位没有建立档案的收集等，许多重要的管理制度、组织机构和人员，因储存不当，损失、霉变使得档案收集的数据是不完整的，文件的质量和数量相当缺乏。档案管理往往不是专门化管理。通过调查我们发现，基层档案管理部门没有专

8、业的组织，人事变动带来了许多随机的、盲目的档案管理。　　（三）档案管理不规范　　档案管理不规范，档案管理一般来说，上级单位联合审计档案为例，包括两种类型的档案项目审计档案。然而，在收集过程中，往往存在着损失，另一方面，一些轻视因素导致审计记录不完整，部分项目文件不完整，特别是缺乏单一的审计文件，审计报告验收、审批和审计单位整改报告较为严重，因此，档案管理的诚信严重制约了其规范化，但缺乏