浅谈加强电子文件中心建设，提升政府公共信息管理水平

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1、浅谈加强电子文件中心建设，提升政府公共信息管理水平论文关键词：电子文件　电子丈件中心建设　必然性　主要作用　瓶颈问题论文摘要：在信息化快速发展的今天，电子政务的发展与完善已成为国家执政能力提升的重要标志之一。电子丈件中心建设为政务公共信息如何高效快捷的运转、完善的归档与方便利用提供了更好的解决办法。但电子文件中心发展过程中面临的政务系统多头无序、归属及信息收集中的标准等问题亟待探究与解决。随着电子技术和网络技术的飞速发展，信息化浪潮席卷全球，对社会生活的方方面面产生了日益深刻的影响。在我国信息化建设的不断推进下，电子

2、政务、电子商务、办公自动化等日益普及，计算机辅助设计、网上审批、电子邮件传输等信息化手段普遍应用，这些都为政府效能提高、企业生产经营发展、人民生活办事便捷提供了新的平台。而在此过程中，政府各部门电子文件也大量产生，仅2006年据国家档案局的统计，中央和国家机关、中央企业已有将近80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，产生各种类型电子文件近2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。电子文件的管理已成为国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。一、电子文件产生的必然性1．政府组织结构的发展为建立电子文件中心奠定了基础

3、。党的十六届六中全会作出的《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》，要求建设服务型政府，强化社会管理和公共服务职能。我国政府的传统组织结构是条块分割的二维模式，是纵向层级制和横向职能制的平面矩阵结构。在这种组织结构中，信息需要一层一层、一级一级地传递和处理。而电子政务以公共服务为出发点，借助“信息高速公路”，对政府业务进行并行处理，强化了机构各职能之间的横向联系，相对弱化了纵向层级制，使政府的组织结构趋向扁平化。这使得在同一事务处理活动中产生的电子文件很难再按机构及其职能进行分类管理，同时，也使得小而全

4、的机关档案室显得多余而低效，因此应运而生了如天津开发区公共档案馆和北京宣武区模式的“共享”档案馆。因此，按构建基于电子政务平台的电子文件中心是大势所趋，所以以为领导决策服务、为各部门工作服务、为广大人民群众服务为目的，积极主动做好电子文件管理工作，将更加有利于构建社会主义和谐社会的全面开展。2．《政府信息公开条例》的发布为建立电子文件中心提供了新的支撑点。《政府信息公开条例》(以下简称《条例》)公开发布，将于2008年5月1日起正式实施。条例从国务院常务会议通过(1月17日)到发布(4月24日)，再到正式实施，这部条

5、例最根本的突破，是把信息公开变成政府的法定义务。比如美国1966年制定的《信息自由法》，一直到了1974年才实施。英国2000年制定信息自由法，经过5年准备期，到2005年才正式实施。在性质上，将把信息公开从单方面的恩赐变成申请人的权利；在范围上，大大地扩大了信息公开的范围；从程序上，规定了多样而严格的公开方式，既有主动公开又有依申请公开，既有法定公开又有非法定公开，尤其是引入了依申请公开的形式；在法律地位上，条例作为国务院制定的行政法规，是目前信息公开领域效力层级最高的法律依据。在配套制度方面，条例要求政府应当准备

6、信息目录和公开办事指南，指定专门人员，提供查阅条件，在时限内答复，建立违法责任追究制度等。这实际上是打开了政府信息资源管理的末端环节，必然会产生倒逼效应，促使政府机关完善整个政府信息资源管理制度。3．电子政务系统的实施为建立电子文件中心搭建了可行性平台。电子政务系统是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，它之所以受到机关、企业单位政务工作者的青睐，是因为：一是事务处理功能。由于党政机关每天从事大量的文稿草拟、文件收发、批复审查、督查催办、文字打印、会议组织等繁忙的事务，而电子政务可通过计算机对上述繁琐的事

7、务进行快速数据处理，既节省了人办、降低了办公成本，又提高了工作效率。二是信息管理功能。实现电子政务，可以完成日常各项信息的收集、整理、存储、提取、利用和反馈等处理任务。电子政务通过信息管理手段，把各项孤立的事务处理通过信息交换和共享资源联系起来，获得准确、快捷、优质的功效。三是辅助决策功能。电子政务系统的建立，能自动采集和分析信息，提供各种可供领导参考的方案，可作为办公自动化辅助决策的有力手段。辅助决策是一种高层次、智能型的系统，它可以根据大量的原始数据自动选出较为符合实际的决策方案。四是信息共享功能。各单位的信息可

8、以分为内部使用的信息和共同使用的信息两大类。共同使用的信息为共享信息，建立电子政务系统的重要功能就是解决共享信息的提取和共享利用，减少信息冗余，提高信息利用率的综合管理水平。二、电子文件中心的主要作用档案是文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，在信息化条件下，文档一体化和电子档案联系更加紧密，文档一体化已经成为普遍共识，电子文件管理工作做