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时间:2018-06-12
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1、业务跟单流程管理制度文件编号[WH-RR-1.0-101-2013]编制:彭向阳批准:实施日期:业务跟单流程管理制度一、目的:为规范业务作业流程,理顺工作关系,提高工作效率,加强业务管理,提升客户服务,特制定本制度。二、程序:1、接单:1.1释义:接单也即合同的签定,订单的取得。1.2下单方式:客户下单的方式有:通过电话,传真,Email或书面合同等方式。1.3接单的途径:交易会,出访,参展,邀请客户来访,网站,等等。1.4接单的形式:1.4.1合同。1.4.2确认书:它比合同要简化些,其中包括协议书。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入,。1.5接单的程序:接单的程序
2、可分为询价,发价,还价和接受四个环节。1.5.1报价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,报价通常是一方在收到对方的询价后作出的。1.5.2接受:买方或卖方同意对方在报价中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。1.6相关流程:16.1业务应对订单相关的输入文件进行收集、整齐,并进行编号;1.6.2业务必须按公司规定的《客户信息及跟踪表》,进行建档和跟踪,了解客户信息和有计划的拜访;1.6.3拜访方式分为:电话沟通、QQ沟通、上门造访、以及其他可以接受的方式;1.6.4每
3、月一号将《将客户信息及跟踪表》交副总/总经理审阅;1.6.5业务科每季度要对客户经营状况和信誉度进行一次评审,以防止发生坏帐。2、审单:即审核合同:2.1审单内容:确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。2.2审单方法:2.2.1产品名称,规格:审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。2.2.2质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。2.2.3数量:应审查货物的数量
4、是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。2.2.4单价,总额的审查:2.2.5付款方式审查:A.付款方式是否能接受?支票,付定金、分期付款等等。B.支付的货币能否接受?2.2.6包装要求的审查:2.2.7工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?2.2.8客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?,客户要求包装时公司将其计价2.2.9客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书)内包装:普合,白合,彩合,吸塑外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。最主要是唛头印刷。2.2.10交货期的审查:跟
5、单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并运输送达完成安装。交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。2.2.11交货方式的审查:运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用汽车运输。2.3审单步骤:2.3.1业务将客户的包装、交期、品质、规格、交货方式等在《客户订单》中进行详细的记录;2.3.2填好《客户订单》后,送交总经理初审;2.3.3业务须填写《工程设计任务书》,将其与总经理批准后的《客户订单》,以及客户订单相关的输入性文件一起下
6、发到工程科进行工程设计;2.3.4工程科设计完成后,业务须将《客户订单》、订单相关的输入文件、开料表、设计图等送财务进行成本审核;2.3.5通过财务成本审核后交总经理复审,通过后将《客户订单》下发到生产部。3、关于样品:要获取订单,备好样品是很重要的一步;3.1准备样品。3.1.1工厂现有的款式3.1.2新款3.1.3客户来样。3.2要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要客人进行书面确认。新品修改最多三次。跟单员一定要保存好最终的确认样,,做好更改记录,更改后必须有客户的书面确认,以免客人在下单时找不到确认样。作为跟单员,我们要做到:3.3.1有完整的产品资料(包
7、括:三视图、包装图、材积)。3.3.2新品的成本,价格要进行核算。3.3.3新品的材质要留有实样,图样和工艺数据。3.3.4客户的来样要保存好原样。3.4作业流程:业务跟单员在客户需要样货时,按公司要求报填《样货生产指令单》,获总经理批准后,方可下单生产。4、生产过程跟踪:4.1生产过程跟单的基本要求:4.1.3按时交货:要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点:4.1.4按质交货:生产出来的产品符合订单的质量要求。4.2.生产过程跟单的流程:4.2.1下达《生产指令单》:跟单员接到客户订单后,应将其转化为《
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