档案数字化建设的研究和思索

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1、档案数字化建设的研究和思索　　摘要：随着信息技术的发展，档案管理也逐渐的趋于数字化。多年来，我国通过在档案数字化建设上不断研究，取得了一定的成绩。不仅增强了档案的安全性，也提高了办公效率和经济效益，使档案管理工作变得更加的科学与规范。本文就档案建设所涉及的安全问题与法律问题进行了研究，对于其中的突出问题提出了建设性的意见，并在最后对档案数字化做了一番思索，希望能为我国的档案数字化做出一份贡献。关键词：档案；数字化建设；研究；思索7档案是直接形成的历史记录，是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字

2、、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案来源于文件，其本质属性是再现历史的真实面貌，在人类历史上发挥了重要的作用。进入到现代社会，随着信息技术的发展，档案也逐渐地趋于数字化。档案数字化利用计算机技术、扫描技术、ORC技术、数字化摄影等高新技术将传统档案转换为数字化信息并储存，然后通过计算机网络连接形成一个巨大有序的档案数据库，并最终实现资源的共享。数字化建设提高了档案管理的质量和效率，从它的诞生的那一刻起便受到了广泛关注。从上世纪90年代以来，世界各国都加快了档案数字化建设，我国也在2000年5月建设了我国的第一

3、个数字档案馆――深圳市数字档案馆。这标志着我国档案数字化建设正式拉开序幕。1档案数字化建设中出现的问题1.1安全问题数字化档案建设必须要保障两个方面，一方面保障数字化档案信息的真实性与完整性，另一方面是保障数字化档案信息可以长期存取和可读。这方面同样重要。而影响档案数字化建设安全问题的主要有以下几个方面：（1）技术问题。技术问题主要来自与存储方面的问题。档案数字化储存方式主要有两种，一种是键盘录入，这种方式的速度较慢，而且效率低、成本也高，另一种是扫描，这种方式出现的问题是图像质量较差，速度低级文字识别率低等。这些

4、都不利于信息的安全。（2）管理问题。档案工作是一项需要高度管理的工作，同时管理也是最容易出现问题的地方。在一些档案数字化建设中缺乏完善的管理制度，管理混乱、责任人不明确等问题，会给一些别有用心的人可乘之机，破坏数字化档案信息的真实与完整。另外，也有一些非人为的因素，如设备故障、意外灾祸和社会自然灾害等。1.2法律问题7法律问题主要是数字化档案信息许可权问题。而许可权问题主要来自于三方面。一是收录问题。法律保障了著作人拥有著作权。在数字化档案建设中，要对这些著作人的文件进行数字化收录时，必须要经过作者的同意。二是保密

5、问题。基于档案所具有的保密性质，一些数字化档案信息只有经过所有权人同意之后，才能进行不同密级的公开。三是网络问题。计算机网络实现了数字化档案信息的共享，这些被上传到网络上的信息将会被大量复制与下载，极易导致侵权问题的发生。2推进档案数字化建设的途径2.1制定档案数字化建设标准要推进档案数字化建设，必须提高档案的标准化、规范化，保障档案数字化建设的质量。然后制度出详细统一的档案数字化建设标准，使档案数字化建设能够有序进行。要统一著录和机读目录格式标准，对信息数据库进行合理构建，并组建利用平台。对建设当中所涉及到的软件

6、，如OCR软件、校对软件、标引检索软件等相关软件，在购买时要选择那些统一、易于数据接口、兼容性优秀的软件系统，并对其进行统一管理。对于存储介质的选择，要根据不同的接口来选择不同的存储介质，优化配比，选择最为合适、质量最优的设备。另外，也要健全档案数字化建设制度标准，使档案数字化建设工作做到有章可循，有法可依，避免在信息收集、整理、归档的过程当中造成信息的丢失与损坏。72.2提高档案人员的综合素质随着信息时代的到来，数字化、网络化技术得到了广泛应用，也给档案管理工作提出了更高的要求。档案数字化建设已成为未来发展的必然

7、趋势。要提高档案数字化建设的质量，必须要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的综合素质。不仅要提高他们专业技能，也要提高他们的职业素养。首先提升档案管理人员的文字编辑能力，使其能编纂出内容全面准确、实用性强的各类编研材料，直接为社会各项工作服务。其次是提高档案人员的现代化管理能力。档案管理人员必须要熟悉数字化档案业务的各个环节和步骤，对档案数字化建设所涉及到的软硬件有较深的理解，并且能够熟练的使用，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。最后，要提高档案职业素养，使档案管理人员树立起高度的服务意识和奉献

8、精神。对于保密档案，必须严格执行保密纪律和档案借阅规定，保障档案的安全。2.3保证数字化档案信息的安全性7数字化档案管理以网络为平台，用计算机技术与互联网技术来对档案进行转换、储存与访问的。所以，要保障数字化档案信息的安全性，必须运用信息加密技术将档案信息进行加密，提供授权的档案信息服务。对于机密性的文件要将其信息转换成乱码型信息，防止被随意使用，保障网内数